Willkommen bei polisMEDIA
Wenn in Ihrem Haus ein ChatGPT-Zugang bereits „KI im Unternehmen“ bedeutet, sollten wir reden.
Ein Chatfenster für alle ist ein Anfang, kein Vorhaben. KI im Unternehmen heißt: das eigene Wissen so ordnen, dass man es wiederfindet. Wiederkehrende Handgriffe abgeben. Das Postfach wieder beherrschbar machen. Den Support so aufstellen, dass Anfragen nicht liegen bleiben. Menschen von dem entlasten, wofür sie nicht eingestellt wurden.
Was dabei herauskommt, ist so verschieden wie die Häuser selbst. Dafür braucht es längst nicht mehr die große Standardsoftware, die viel kostet, von der ein Haus ein Drittel benutzt, und die ausgerechnet das nicht kann, worauf es ankommt. Was gebraucht wird, lässt sich heute zuschneiden.
Die meisten Organisationen haben inzwischen ein KI-Projekt. Deutlich weniger haben eines, das den Pilotbetrieb überlebt hat. Das liegt selten an der Technik. Es liegt daran, dass zwischen drei Ebenen niemand übersetzt: dem, was ein System tatsächlich leistet. Dem, was die Organisation an Zuständigkeiten, Regeln und Datenlage mitbringt. Und dem, was die Menschen bereit sind mitzutragen.
Diese Übersetzung ist meine Arbeit. Die Umsetzung danach gehört dazu.
Vierzig Sekunden, an mir selbst ausprobiert
Ich könnte Ihnen aufschreiben, was Künstliche Intelligenz heute kann. Überzeugender ist, es zu zeigen.
Warum diese Verbindung selten ist
Beratung aus der Technik
Sie erklärt kompetent, was ein Sprachmodell kann – und steht ratlos vor der Frage, warum die Fachabteilung das Werkzeug nach vier Wochen nicht mehr öffnet.
Beratung aus der Organisationsentwicklung
Sie bringt die richtigen Leute an einen Tisch – kann aber nicht beurteilen, ob das eingekaufte Werkzeug hält, was der Vertrieb versprochen hat.
Ich arbeite an der Naht zwischen beidem. Nicht, weil ich beides perfekt beherrsche, sondern weil ich in beiden Sprachen verhandeln kann.
Woher das kommt
Dreißig Jahre Journalismus und Medienmanagement haben mich eines gelehrt: Ein Sachverhalt ist erst dann verstanden, wenn ihn jemand versteht, der ihn nicht verstehen muss. Als Geschäftsführer habe ich danach die andere Seite kennengelernt – Digitalisierung von Produktions- und Organisationsstrukturen, Restrukturierungen, öffentlich heikle Lagen. Also den Moment, in dem eine gut gebaute Präsentation auf eine Belegschaft trifft, die nicht will.
Veränderung ist dabei nicht mein neues Thema. Schon vor der Geschäftsführung habe ich Technologiesprünge im Haus verantwortet – etwa die Umstellung auf ein digitales Newsroom-System, bei der nicht die Software das Schwierige war, sondern die Gewohnheiten. Meine Diplomarbeit von 2009 behandelte die Gestaltung von Veränderungsprozessen in Medienunternehmen. Diese Linie ist siebzehn Jahre alt.
2026 habe ich das um eine fachliche Qualifikation ergänzt: drei aufeinander aufbauende Weiterbildungen in Vollzeit, von Juni bis September, 70 Kurstage und 460 Unterrichtseinheiten, dazu 75 Stunden Selbststudium. KI-Analyst mit 358 von 360 Punkten, KI-Berater:in mit 354 von 360, KI-Agenten und Prozessautomatisierung mit n8n mit 90 von 90. Alle drei mit sehr gut, jeder Kurs mit eigener Abschlussarbeit. Überprüfbar als Open Badge: KI-Analyst, KI-Berater, KI-Agenten mit n8n. Was in den 70 Tagen vorkam, steht Tag für Tag auf der Kursseite.
Damit Sie es einordnen können: Meine Berufserfahrung in Kommunikation und Unternehmensführung reicht drei Jahrzehnte zurück. Meine KI-Qualifikation ist neu und in der Anwendung erprobt. Beides ist belastbar. Es ist nur unterschiedlich alt.
Was ich an mir selbst ausprobiert habe, bevor ich es Ihnen empfehle
Ich habe ein zweites Unternehmen: PAWCADEMY, eine zertifizierte Hundeschule. Klingt nach einem Themenwechsel, ist aber der Grund, warum ich über KI-Einführungen anders rede als jemand, der sie nur begleitet hat.
Ich habe dort gebaut, was ich sonst empfehle. Die Grundlage ist eine Vektordatenbank: zwei Jahre Ausbildungsmaterial, Mitschriften, Fachbücher, Vortragsabschriften, hochgerechnet etwa siebentausend Buchseiten. Drei Wochen Arbeit, um Personenbezüge zu entfernen und den Text so zu zerlegen, dass jeder Abschnitt für sich verständlich bleibt. Gesucht wird darin nach Bedeutung, nicht nach Wörtern.
Darauf sitzt ein KI-Trainer, den Kundinnen über drei Wege erreichen: einen Nachrichtendienst, per E-Mail oder über das Chatfenster in ihrem Kundenbereich. Zwischen zwei Trainerstunden liegen mehrere Tage; in dieser Zeit bekommen sie eine Auskunft, die den Hund, die Vorgeschichte und die letzten Stunden kennt. Bei Gesundheit, Angst oder Aggression antwortet das System nicht, sondern gibt den Fall an den Menschen weiter. Ohne diese Sperre hätte ich es nicht an echte Kundinnen gegeben.
Dazu die Kundenverwaltung: Onboarding mit neun einzeln entschiedenen Einwilligungen, Terminbuchung mit mitzählenden Mehrfachkarten, Rechnungsstellung nach GoBD, zwei Wege zu bezahlen. 37 Abläufe arbeiten im Hintergrund.
Der Punkt ist nicht die Größe. Es ist ein kleines System. Der Punkt ist, dass es läuft – jeden Tag, mit echten Kundinnen, echten Rechnungen und einem Finanzamt, dem Ausreden egal sind.
Ein Prototyp, der in einer Präsentation funktioniert, beweist wenig. Einer, der seit Monaten den Betrieb trägt, beweist die Sache, um die es geht: dass Fachwissen sich in Arbeitsabläufe übersetzen lässt, mit denen danach jemand arbeitet.
Dabei habe ich alles einmal selbst mitgemacht, was ich bei Ihnen im Haus antreffe. Dass die Datenlage schlechter ist als gedacht. Dass die schöne Automatisierung an einem Sonderfall scheitert, den es angeblich nicht gibt. Dass man Prozesse erst aufräumen muss, bevor Software sie abbilden kann.
Deshalb frage ich in Ihrem Haus nach Zuständigkeiten, bevor ich nach Werkzeugen frage.
Was ich für Sie tun kann
KI-Standortbestimmung
Welche Ihrer Abläufe profitieren wirklich von Künstlicher Intelligenz – und welche nicht? Bewertung nach Nutzen, Aufwand und Risiko.
Change-Begleitung bei der Einführung
Von der Stakeholder-Analyse über den Pilotbetrieb bis zum Rollout. Datenschutz, Mitbestimmung und Fachbereiche gehören an den Anfang, nicht ans Ende.
KI verständlich machen
Schulungen für Leitungsebene und operative Ebene. Auch als Nachweis nach Artikel 4 der EU-KI-Verordnung.
Sparring für Geschäftsführende
Strategische Weichenstellungen und Entscheidungen unter Unsicherheit. Vertraulich, mit Widerspruch statt Zustimmung.
Wissen strukturieren für KI
Ablagelogik, Wissensbasen und dokumentierte Abläufe. Das Fundament, ohne das jede KI-Einführung auf Sand steht.
Kommunikation im Veränderungsvorhaben
Wie im Haus darüber gesprochen wird, entscheidet mit darüber, ob die Einführung hält. Dazu Medientraining und Bewegtbild, aus journalistischer Schule.
Automatisieren und umsetzen
Abläufe, die ohne Zutun laufen: Postfach, Dokumente, Weiterleitungen, Berichte. Mit einem Menschen an den Stellen, an denen jemand entscheiden muss.
Eine Plattform für die eigene KI
Assistenten und Wissensbasen auf eigener Infrastruktur, damit Unterlagen und Kundendaten nicht in fremde Dienste wandern.
Regeln, die im Alltag halten
Wer darf was mit welchen Daten? Drei Zonen statt acht Seiten Richtlinie, dazu eine benannte Stelle für neue Vorschläge.
Für wen ich arbeite
Mittelständische Unternehmen, Verbände und Vereine, Stiftungen sowie öffentliche Einrichtungen. Überall dort, wo Veränderung nicht angeordnet werden kann, sondern erklärt und getragen werden muss.
Wenn Ihnen einer dieser Sätze bekannt vorkommt, sind Sie richtig:
- „Wir wollen KI einsetzen, wissen aber nicht, wo der sinnvolle Anfang liegt.“
- „Wir haben viel Wissen im Haus, aber niemand findet es.“
- „Der Pilot lief gut. Danach ist er eingeschlafen.“
- „Wir brauchen jemanden, der Geschäftsführung, Technik und Belegschaft gleichzeitig versteht.“
Wer hinter polisMEDIA steht
Ich bin Ralph Kühnl – Journalist und Medienmanager, dreißig Jahre Rhein-Neckar Fernsehen in unterschiedlichen Rollen, unter anderem als Redakteur, Moderator, Projektleiter, Geschäftsführer und Chefredakteur. Diese Erfahrung habe ich mit einer KI-Qualifikation verbunden, die ich mit 54 draufgesetzt habe. Heraus kommt jemand, der zwischen Technik, Management und Menschen übersetzt – und weiß, wie sich Veränderung von innen anfühlt.
Reden wir darüber
Wenn Sie vor einer KI-Einführung, einem Veränderungsvorhaben oder einer heiklen Entscheidungslage stehen: Ein erstes Gespräch dauert eine halbe Stunde, kostet nichts und verpflichtet zu nichts.
Sitz in der Rhein-Neckar-Region – tätig bundesweit und remote