Start · KI-Werkzeuge
KI, mit der dein Team auch in einem Jahr noch arbeitet
Ich sehe mir an, wo in deinem Betrieb Zeit verloren geht, baue dafür KI-Werkzeuge und führe sie mit deinem Team ein. Wo etwas zu entscheiden ist, entscheidet ein Mensch.
Im Pilotprojekt waren alle zufrieden. Ein halbes Jahr später arbeitet niemand mehr mit dem Werkzeug. An der Technik liegt das selten. Meistens hat am Anfang niemand diese vier Fragen gestellt.
Vier Fragen vor jeder KI-Einführung
Daten
Wer legt fest, welche Daten die KI sehen und verarbeiten darf?
Mitbestimmung
Wann redet der Betriebsrat mit: vor der Auswahl des Werkzeugs oder erst danach?
Schulung
Wer bringt es den Leuten bei, die jeden Tag damit arbeiten sollen?
Widerstand
Und was ist mit denen, die das Ganze für Unfug halten?
Die vier Fragen als Arbeitsblatt: zwei Seiten. Zu jeder Frage steht dort, woran du merkst, dass sie bei dir noch offen ist, und was du als Nächstes tun kannst. Zum Herunterladen ohne Formular und ohne E-Mail-Adresse.
Arbeitsblatt (PDF)Fünf Schritte von der Analyse bis zum Werkzeug, mit dem dein Team arbeitet
Jeden Schritt kannst du einzeln buchen. Buchst du alle fünf, hat dein Team am Ende ein Werkzeug, das es im Alltag benutzt.
Analysieren
Ein Tag mit vier bis acht Leuten aus Geschäftsführung, Fachabteilung und IT. Wir gehen deine Abläufe einzeln durch: Wo macht KI einen bestehenden Ablauf schneller, wo muss er umgebaut werden, wo entsteht etwas ganz Neues? Aus zwanzig Ideen werden drei Vorhaben, sortiert danach, womit ihr anfangt.
Wissen ordnen
Das Wissen deines Betriebs steckt in Köpfen, in Mailanhängen und in drei verschiedenen Ordnerstrukturen. Wir schreiben es auf und ordnen es so, dass eine KI darauf zugreifen kann: eine Ablage mit festen Regeln, eine Wissensdatenbank, in der die KI nachschlägt, und schriftliche Arbeitsanweisungen für die KI.
Bauen
Zuerst baue ich ein Werkzeug für einen einzigen, überschaubaren Ablauf. Was die KI vorschlägt, prüft an der entscheidenden Stelle ein Mensch. So siehst du den Nutzen, bevor du mehr Geld ausgibst. Ich richte das Werkzeug nach deinen Abläufen ein und binde es an die Programme an, die du schon hast.
Einführen
Die Leute arbeiten mit einem Werkzeug, wenn sie verstehen, was es tut, und vorher mitreden konnten. Wer dagegen ist, hat meistens einen Grund, und den hören wir uns an. Dazu kommen Schulungen, schriftliche Leitfäden und feste Ansprechpartner im Haus.
Betreiben und weiterentwickeln
Bewährt sich der Pilot, kommt er in den Regelbetrieb. Dafür legen wir fest, was bei einem Fehler passiert, wer benachrichtigt wird, wer zuständig ist und wer übernimmt. Weil das Werkzeug dir gehört, entwickelst du es weiter, ohne auf einen Anbieter zu warten. Würde dein Betrieb stillstehen, sobald ein Ablauf ausfällt, sage ich dir das, bevor wir ihn bauen.
Ein Tag, danach weißt du, womit du anfängst
Und welche der übrigen Ideen du dir sparen kannst.
KI-Standortbestimmung
Wir gehen deine Abläufe durch und prüfen bei jedem, ob Daten und Arbeitsweise schon so geordnet sind, dass eine KI damit arbeiten kann. Jeden Ablauf ordnen wir einer von drei Gruppen zu: Optimieren, Umbauen oder Neu erfinden. Wir trennen die drei Gruppen, weil sie unterschiedlich viel kosten und unterschiedlich weh tun.
Eine Übersicht deiner Abläufe, jeder mit einer ehrlichen Einschätzung. Drei Vorhaben in der Reihenfolge, in der ihr sie angehen solltet, jedes mit grober Kostenschätzung und dem Namen der Person im Haus, die dafür verantwortlich wäre.
Am Ende steht keine Kaufempfehlung für ein bestimmtes Programm. Passt KI bei dir gerade nicht, steht das so im Ergebnis. Dann hast du einen Tag verloren statt eines Jahres.
- Deutschlandweit, Kilometergeld und Spesen kommen dazu
- Keine Umsatzsteuer
- Keine Pflicht zu Folgeaufträgen
- Moderiert mit meinem Workshop-Programm Werkraum, Protokoll am selben Abend
Sechs Leistungen, jede einzeln buchbar
Wissen strukturieren
Was deine Leute wissen, schreiben wir so auf, dass eine KI darin nachschlagen kann.
- Ablage mit festen Regeln und Wissensdatenbank
- Arbeitsanweisungen für KI-Systeme
- Abläufe schriftlich festgehalten
Werkzeuge nach Maß
KI-Assistenten und automatische Abläufe für deinen Betrieb. An jeder Stelle, an der etwas entschieden wird, gibt ein Mensch frei.
- Pilot in einem überschaubaren Ablauf
- Anbindung an vorhandene Programme
- Regelbetrieb mit festen Zuständigkeiten
KI-Kompetenzzentrum
Eine feste Runde im Haus, die KI-Vorhaben prüft und freigibt, nach Regeln, die alle kennen.
- Auftrag und Zuständigkeiten, schriftlich festgelegt
- Regeln für Daten und Werkzeuge
- Schulung der Belegschaft, wie Artikel 4 der EU-KI-Verordnung sie verlangt
Change-Begleitung
Von der ersten Information bis zu dem Tag, an dem das Team das Werkzeug als seines betrachtet.
- Einwände hören und beantworten
- Schulungen und Leitfäden
- Ansprechpartner im Haus ausbilden
KI verständlich machen
Workshops und Vorträge für Geschäftsführung und Belegschaft. Im Fernsehen habe ich dreißig Jahre lang schwierige Themen für Leute erklärt, die beim ersten Hören verstehen müssen.
Sparring für Geschäftsführende
Für große Entscheidungen, deren Ausgang niemand sicher vorhersagen kann. Vertraulich, und ich widerspreche, wenn es nötig ist.
Antworten aus deinen eigenen Unterlagen, die Daten bleiben im Haus
Ein Sprachmodell, die Technik hinter KI-Assistenten, weiß nichts über deinen Betrieb: keine Preisliste, keine Leistungsbeschreibung, kein früheres Angebot. Es gibt zwei Wege, ihm das beizubringen.
- Frage
- Namen schützen
- Suche nach Bedeutung
- Passende Abschnitte
- Antwort mit Quelle
- Heikles an Menschen
Eine Kundin schreibt abends: Was kostet eine Beratung, und was ist dabei? „Was kostet eine Beratung bei Ihnen?“
Bevor die Frage an das Sprachmodell geht, ersetzt das System Namen und Adressen durch Platzhalter. Das Sprachmodell sieht nie, wer fragt. „Sabine Krause“ wird zu [PERSON_1]
Das System sucht nach der Bedeutung: Zur Frage nach den Kosten findet es auch den Absatz über Honorarsätze, obwohl das Wort Kosten darin nicht vorkommt. Gefunden: Honorarsätze · Leistungsumfang · Anfahrt
Mit der Frage schickt das System nur die drei passendsten Abschnitte aus deinen Unterlagen an das Modell. 3 von 4.138 Abschnitten
Das Modell formuliert die Antwort nur aus diesen Abschnitten und nennt die Quelle. Danach setzt das System die Namen wieder ein. „Laut Preisliste 2026 …“
Geht es um Gesundheit, Recht oder eine Beschwerde, antwortet ein Mensch. Er bekommt den Fall mit dem bisherigen Verlauf. Weitergeleitet an: Ralph
Abruf, im Fachwort RAG
RAG steht für Retrieval Augmented Generation, auf Deutsch etwa: Antworten aus vorher abgerufenem Wissen. Zu jeder Frage sucht das System die passenden Stellen aus deinen Unterlagen heraus und gibt sie dem Modell mit. Das Modell antwortet nur aus diesen Stellen.
- schnell eingerichtet
- änderst du ein Dokument, gilt die neue Fassung ab der nächsten Frage
- zu jeder Antwort steht die Quelle
Nachtrainieren
Im Fachwort Fine-Tuning: Das Modell wird mit deinen Daten weiter angelernt. Das kostet Rechenzeit, muss nach jeder Änderung wiederholt werden, und man sieht dem Ergebnis nicht an, woher eine Aussage stammt. Für die meisten Vorhaben ist der Abruf der bessere Weg.
Die meiste Arbeit steckt in der Auswahl der Unterlagen: Was ist noch aktuell? Welches von zwei Dokumenten gilt, wenn sie sich widersprechen? Und was darf sehen, wer fragt?
Die drei Fragen vor jeder WissensbasisDatenschutz durch die Bauweise
Deine Unterlagen liegen in einer Datenbank auf einem eigenen Server. An das Sprachmodell gehen nur die Frage und die wenigen Abschnitte, die dazu passen. Namen lassen sich vorher durch Platzhalter ersetzen.
Gebaut für meine eigene Hundeschule: rund 600 Übungen und gut 4.000 Abschnitte Fachwissen. Der KI-Trainer antwortet daraus, bezieht die Akte des jeweiligen Hundes ein und gibt heikle Fälle an einen Menschen weiter.
Zum BeispielIn KI-Antworten vorkommen, richtig und mit Quelle
Fragt jemand einen KI-Assistenten nach Anbietern deiner Branche, soll dein Betrieb in der Antwort stehen, mit richtigen Angaben. Das Fachwort dafür ist GEO, Generative Engine Optimization: Website und Daten so aufbereiten, dass KI-Assistenten sie auslesen und zitieren können.
Ein dokumentierter Test für eine Tourismusregion: Eine Familie fragt einen KI-Assistenten nach einer Reise, auf die die Region passt, und bekommt eine andere Region empfohlen. Nennt die Familie den Namen der Region, stimmt die Antwort. Die Inhalte sind also da. Es fehlen Angaben, die eine KI auswerten kann: eindeutige Kennungen für Orte und Angebote, Verbindungen zwischen ihnen, Quellen.
- Strukturierte Daten: Angaben in einem festen Format, das Programme auslesen können
- Verknüpfungen zwischen Orten, Partnern und Angeboten
- Jede Angabe mit Quelle und Prüfdatum
- Im Einsatz beim Tourismusverband Oberlausitz
Selbst bauen lohnt sich bei Abläufen, die nur dein Betrieb so hat
Für Standardaufgaben wie Buchhaltung oder Lohnabrechnung gibt es fertige Programme gegen eine Monatsgebühr. Sie sind am ersten Tag einsatzbereit, die Wartung übernimmt der Anbieter. Deckt ein solches Programm deinen Ablauf ab, ist Kaufen die bessere Wahl.
Ein Beispiel: Termine mit Fahrzeit
Für einen Termin vor Ort brauche ich Hin- und Rückfahrt. Ein gemietetes Buchungsprogramm weiß nicht, wo ich vorher war. Mein eigenes rechnet die Fahrzeit vom Termin davor und zum Termin danach mit und bietet nur Zeiten an, die passen. Drei gemietete Dienste brauche ich dadurch nicht mehr.
Wann Bauen die falsche Entscheidung ist
- Der Ablauf ist bei näherem Hinsehen Standard, ein fertiges Programm deckt ihn ab.
- In zwei Jahren ist niemand da, der das Werkzeug pflegt.
- Niemand hat eingeplant, wer sich um Ausfälle, Updates und Fragen kümmert.
Diese drei Punkte gehe ich im Erstgespräch mit dir durch, bevor du entscheidest.
Wo ich Fachleute dazuhole
Für Recht, IT-Sicherheit und Normen arbeite ich mit spezialisierten Partnern. Sie prüfen, ob ein KI-System die Vorgaben der EU-KI-Verordnung erfüllt (Konformitätsbewertung), begleiten Managementsysteme nach ISO-Norm, kümmern sich um Cybersicherheit und übernehmen die juristische Prüfung. Du hast trotzdem einen Ansprechpartner: Ich stimme mich mit den Fachleuten ab und erkläre dir, was sie herausgefunden haben.
Ich arbeite für mittelständische Unternehmen, kommunale Betriebe, Verbände und Vereine, Stiftungen und öffentliche Einrichtungen.
Welche Arbeit kostet dein Team die meiste Zeit?
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