Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten beim Besuch von polismedia.de und bei der Nutzung der dort angebotenen Dienste verarbeitet werden: wozu, auf welcher Rechtsgrundlage, an wen sie gehen und wie lange sie bleiben. Sie gilt auch für die englischen Seiten unter polismedia.de/en/ und für meine Personenseite unter polismedia.de/aboutme/.

Kurz gefasst: Beim Aufruf setzt diese Website keine Cookies. Die Reichweitenmessung startet erst, wenn Sie im Cookie-Fenster zustimmen, und Videos von YouTube laden erst, wenn Sie sie anklicken. Terminbuchung, Anfrageformular, Chat, Videogespräche und meine digitale Assistentin laufen über Server, die ich selbst betreibe. Wo dabei andere Anbieter beteiligt sind, steht es im jeweiligen Abschnitt.

Inhalt:

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

polisMEDIA
Ralph Kühnl
c/o Tink Tank Landfried
Bergheimer Straße 147
69115 Heidelberg
E-Mail: kontakt@polismedia.de
Telefon: +49 172 6327800

Dienstleister und Empfänger auf einen Blick

Diese Anbieter erhalten personenbezogene Daten, jeweils nur für den genannten Zweck. Einzelheiten stehen in den folgenden Abschnitten.

  • ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf, Deutschland: Webhosting dieser Website und E-Mail-Postfach
  • Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland: Rechenzentrum meiner eigenen Server für Terminbuchung, Anfrageformular, Chat, Videogespräche und Wilma
  • Google (Google Ireland Limited, Dublin, Irland; Google LLC, USA): Kalender, Gmail, Fahrzeitberechnung bei Terminen vor Ort, YouTube erst nach Ihrem Klick
  • Automattic (Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd., Dublin, Irland; Automattic Inc., USA): Jetpack Stats nur mit Ihrer Einwilligung, Profilbilder über Gravatar
  • Zoom Communications, Inc., USA: Videoraum bei Online-Terminen, die Sie über die Terminbuchung buchen
  • Mistral AI, Paris, Frankreich: Antworten im Chat auf der Personenseite
  • Anthropic PBC, USA, und OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, mit Verarbeitung auch in den USA): Sprachmodell, Spracherkennung und Sprachausgabe für Wilma, einige Funktionen im Treffpunkt und mein Assistenzsystem
  • Pushover, LLC, USA: Push-Nachrichten an mein Telefon über neue Anfragen und Buchungen
  • Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate: Zustellung von Nachrichten, die Sie mir über Wilma oder an der Tür meines Räumchens hinterlassen
  • Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland: Bezahlung von Webinar-Tickets

Übermittlung in Drittländer: Für Übermittlungen in die USA gilt der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), soweit der jeweilige Empfänger danach zertifiziert ist; im Übrigen stütze ich sie auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), soweit der Anbieter sie vorsieht. Für die Vereinigten Arabischen Emirate, in denen Telegram seinen Sitz hat, gibt es keinen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Wenn Sie das vermeiden möchten, schreiben Sie mir statt über Wilma oder die Tür meines Räumchens per E-Mail.

Hosting und Server-Protokolle

Diese Website liegt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Deutschland. Der Hoster verarbeitet die Daten in meinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) auf Servern in Deutschland.

Bei jedem Aufruf übermittelt Ihr Browser technisch bedingt Daten, die der Server in Protokolldateien schreibt:

  • IP-Adresse des zugreifenden Geräts
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • aufgerufene Adresse, Statuscode und übertragene Datenmenge
  • die Seite, von der aus Sie kommen (Referrer)
  • Browser und Betriebssystem (User-Agent)

Zweck ist, die Seiten auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; mein berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren und stabilen Betrieb. Die Daten werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt. Nach der derzeitigen Einstellung bei meinem Hoster enthalten die Protokolle die vollständige IP-Adresse und werden nach 190 Tagen gelöscht.

Einige Seiten laden zusätzlich Programmteile von Servern, die ich selbst betreibe: Die Kontaktseite holt das Buchungsformular und die freien Termine von n8n.ralphkuehnl.de, die Start- und die Kontaktseite das Wilma-Symbol samt kleinem Skript von meet.polismedia.de. Beide Server stehen im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Sie erhalten dabei Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers, um die Inhalte auszuliefern und Missbrauch abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Cookies und Einwilligung

Beim ersten Aufruf setzt diese Website keine Cookies. Das Cookie-Fenster fragt, ob Sie der Kategorie „Statistiken“ zustimmen. Davon hängt allein die Reichweitenmessung mit Jetpack Stats ab (nächster Abschnitt). Die Kategorie „Marketing“ ist derzeit an keinen Dienst gebunden. Nachgemessen habe ich das am 27. Oktober 2026 mit einem frischen Browser: vor der Einwilligung kein Cookie und keine Anfrage an einen fremden Dienst, danach nur die beiden Adressen von Jetpack Stats.

Das Fenster stammt vom WordPress-Plugin Complianz und läuft vollständig auf diesem Webspace; an den Hersteller des Plugins gehen dabei keine Daten. Ihre Entscheidung speichert es in diesen Cookies in Ihrem Browser, jeweils für 365 Tage: cmplz_banner-status, cmplz_policy_id, cmplz_consented_services, cmplz_functional, cmplz_preferences, cmplz_statistics und cmplz_marketing. Sie enthalten nur Ihre Auswahl, keine Kennung Ihrer Person. Eine Kopie Ihrer Entscheidung lege ich auf dem Server nicht an. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, weil die Seite Ihre Wahl sonst nicht einhalten könnte, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern: über die Schaltfläche „Einwilligung verwalten“ am unteren Rand der Seite oder indem Sie die Cookies in Ihrem Browser löschen. Sendet Ihr Browser das Signal „Do Not Track“, wertet die Seite das als Ablehnung der Statistik.

Außerdem legt WordPress im Sitzungsspeicher Ihres Browsers einen technischen Eintrag ab, ob Ihr Browser Emojis darstellen kann (wpEmojiSettingsSupports). Er verschwindet, wenn Sie den Tab schließen, und verlässt Ihr Gerät nicht. Cookies, die beim Kommentieren, im Chat auf der Personenseite und im Treffpunkt entstehen können, sind in den jeweiligen Abschnitten beschrieben.

Reichweitenmessung mit Jetpack Stats

Nur wenn Sie der Kategorie „Statistiken“ zustimmen, lädt die Seite ein Skript von stats.wp.com und meldet den Seitenaufruf an pixel.wp.com. Beides gehört zu Jetpack, einem Dienst der Automattic Inc., 60 29th Street #343, San Francisco, CA 94110, USA. Für Nutzerinnen und Nutzer aus der Europäischen Union tritt die Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd., Grand Canal Dock, 25 Herbert Pl, Dublin, D02 AY86, Irland, als Verantwortliche auf.

Dabei können verarbeitet werden: IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Spracheinstellung, die zuvor besuchte Seite, Datum und Uhrzeit sowie die aufgerufene Seite dieser Website. Aus der IP-Adresse kann der ungefähre Standort abgeleitet werden. Erfasst wird außerdem, welche Links auf der Seite angeklickt werden. Cookies hat die Messung bei meinem Test nicht gesetzt.

Zweck ist zu sehen, welche Inhalte gelesen werden, um Aufbau und Themen der Website weiterzuentwickeln. Ich sehe in WordPress nur zusammengefasste Zahlen wie Aufrufe je Seite, Herkunftsseiten und Länder, keine einzelnen Personen.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Sie können sie jederzeit über „Einwilligung verwalten“ widerrufen. Sendet Ihr Browser „Do Not Track“, findet keine Messung statt.

Empfänger und Speicherdauer: Automattic kann die Daten auch in den USA verarbeiten. Nach eigenen Angaben stützt der Anbieter solche Übermittlungen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Wie lange die Rohdaten bei Automattic bleiben, legt Automattic fest; Einzelheiten unter automattic.com/privacy.

Schriften, Videos und Bilder

Schriften

Alle Schriften liegen auf diesem Webspace. Schriftdienste wie Google Fonts werden nicht geladen.

Videos von YouTube

Auf der Startseite und auf der Werkstattseite zum Selbstfahrerstudio steht ein Video zunächst nur als Vorschaubild, das von diesem Webspace kommt. Erst wenn Sie es anklicken, lädt Ihr Browser den Player von youtube-nocookie.com. Ab dann erhält Google Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die Adresse dieser Seite und Ihr Verhalten im Player. Bei meinem Test lud der Player außerdem Inhalte von googlevideo.com, ytimg.com, gstatic.com, googleapis.com und google.com. YouTube kann auch im erweiterten Datenschutzmodus Informationen in Ihrem Browser speichern oder auslesen.

Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Daten können an die Google LLC in den USA übermittelt werden (siehe Übermittlung in Drittländer). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf das Video erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wer das nicht möchte, kann das Video über den Link unter dem Bild direkt auf YouTube ansehen oder darauf verzichten.

Profilbilder in Blogbeiträgen

Unter Blogbeiträgen zeigt WordPress das Profilbild des Autors. Es lädt von secure.gravatar.com, einem Dienst von Automattic (Anschrift siehe oben). Dabei erhält Automattic Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers, auch ohne Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; mein Interesse liegt darin, Beiträge mit ihrem Autor zu zeigen. Sie können dem widersprechen; die Kontaktdaten stehen oben.

Links zu anderen Seiten

Links etwa zu LinkedIn, YouTube oder meinen anderen Seiten sind einfache Verweise. Daten gehen erst an den jeweiligen Anbieter, wenn Sie den Link anklicken; dann gilt dessen Datenschutzerklärung.

Kontakt per E-Mail und Telefon

Schreiben Sie mir an kontakt@polismedia.de, kommt die Nachricht im Postfach bei meinem Hoster ALL-INKL.COM an und wird von dort an mein Postfach bei Google (Gmail, Google Ireland Limited) weitergeleitet, in dem ich meine Post bearbeite. Google kann Daten auch in den USA verarbeiten. Rufen Sie mich an, notiere ich, was ich zur Bearbeitung brauche.

Ich verarbeite Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu beantworten. Geht es um einen Auftrag oder dessen Anbahnung, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse, Anfragen zu beantworten). Ich lösche die Nachrichten, wenn das Anliegen erledigt ist, es sei denn, Handels- oder Steuerrecht verlangen, sie aufzubewahren.

Anfrageformular auf der Personenseite

Unter polismedia.de/aboutme/kontakt.html steht ein Anfrageformular. Es fragt nach Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse, auf Wunsch nach Telefonnummer, Unternehmen, Rolle und Website sowie nach Anliegen, Zeitrahmen, Budget und Ihrer Nachricht. Mitgeschickt werden der Wortlaut und der Zeitpunkt Ihrer Einwilligung in die Verarbeitung, die Seite, von der Sie kamen, und gegebenenfalls Kampagnenkennzeichen aus der Adresse (utm-Parameter).

Das Formular schickt die Angaben an ein kleines Programm auf diesem Webspace. Es begrenzt anhand Ihrer IP-Adresse die Zahl der Anfragen je Stunde und reicht die Anfrage an meinen eigenen Server n8n.ralphkuehnl.de weiter (Hetzner, Deutschland). Dort prüft eine feste Regel ohne fremden Dienst, ob es sich um Spam handelt, und legt die Anfrage in meiner eigenen Datenbank ab. Über neue Anfragen werde ich benachrichtigt (nächster Abschnitt).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil Sie mit der Anfrage einen möglichen Auftrag anbahnen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Setzen Sie zusätzlich den Haken für Neuigkeiten, speichere ich auch diese Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); Sie können sie jederzeit widerrufen. Ich lösche Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Benachrichtigungen und mein Assistenzsystem

Geht eine Anfrage über das Formular oder eine Terminbuchung ein, erhalte ich eine Push-Nachricht auf mein Telefon über den Dienst Pushover (Pushover, LLC, USA) und eine E-Mail an mein Postfach bei Google (Gmail). Die Push-Nachricht enthält bei Anfragen Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und Anliegen, bei Buchungen die Eckdaten des Termins.

Dieselben Meldungen legt mein eigenes Assistenzsystem auf meinem Server bei Hetzner in Deutschland ab und löscht sie nach 14 Tagen. Frage ich es nach neuen Anfragen, Terminen oder E-Mails, übermittelt es die betreffenden Inhalte an das Sprachmodell Claude der Anthropic PBC (San Francisco, USA), um mir zu antworten. Entscheidungen über Sie trifft dabei niemand außer mir.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ich habe ein berechtigtes Interesse daran, Anfragen und Buchungen schnell zu bemerken und zu beantworten, auch unterwegs. Zur Übermittlung in die USA siehe Übermittlung in Drittländer.

Kommentare im Blog

Unter Blogbeiträgen können Sie einen Kommentar schreiben. Gespeichert werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse (sie wird nicht veröffentlicht), auf Wunsch Ihre Website, der Kommentar, der Zeitpunkt sowie Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Ob ein Kommentar Spam ist, prüft das Plugin Antispam Bee auf diesem Webspace.

Um ein Profilbild neben dem Kommentar zu zeigen, bildet WordPress aus Ihrer E-Mail-Adresse eine verschlüsselte Zeichenfolge (Hash) und fragt damit bei Gravatar (Automattic) nach, ob es zu dieser Adresse ein Bild gibt.

Setzen Sie unter dem Formular den Haken, speichert Ihr Browser Name, E-Mail-Adresse und Website in Cookies, damit Sie sie beim nächsten Kommentar nicht neu eingeben müssen; diese Cookies laufen nach knapp einem Jahr ab.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ich möchte Diskussionen ermöglichen und Missbrauch erkennen. Für die Komfort-Cookies ist es Ihre Wahl (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Kommentare bleiben mit dem Beitrag online, bis Sie oder ich sie löschen; auf Ihren Wunsch entferne ich sie.

Toby, der Vorführ-Assistent

Auf der Startseite steht „Toby“, das Vorführmodell eines persönlichen Assistenten. Toby läuft vollständig in Ihrem Browser mit erfundenen Daten und ohne künstliche Intelligenz. Was Sie dort tippen, verlässt Ihr Gerät nicht und wird nicht gespeichert. Die Schaltfläche „Vorlesen“ nutzt die Sprachausgabe Ihres Browsers; je nach Browser kann der Hersteller die Stimme über das Internet erzeugen, dann geht nur der feste Text der Vorführung dorthin.

Terminbuchung

Wenn Sie über diese Seite einen Termin buchen, verarbeite ich die Angaben, die Sie im Buchungsformular machen: Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch die Telefonnummer, die gewählte Terminart, Datum und Uhrzeit sowie Ihre Angaben zum Anliegen. Bei Terminen vor Ort kommt die Adresse hinzu, an der wir uns treffen.

Diese Daten speichere ich in einer eigenen Datenbank auf einem von mir betriebenen Server (n8n.ralphkuehnl.de). Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich, um den mit Ihnen vereinbarten Termin durchzuführen.

Warum die Adresse an einen Kartendienst geht

Wenn Sie einen Termin vor Ort suchen, frage ich zuerst nach Postleitzahl und Ort und später nach der genauen Adresse. Beides wird an Google Maps übermittelt, und zwar aus einem bestimmten Grund: Das System rechnet damit aus, wie lange die Anfahrt dauert und ob sie zwischen meine anderen Termine des Tages passt. Ohne diese Rechnung würde Ihnen eine Uhrzeit angeboten, zu der ich gar nicht bei Ihnen sein kann.

Übermittelt wird ausschließlich die Adresse, ohne Namen und ohne sonstige Angaben zum Termin. Das Ergebnis, also Entfernung und Fahrzeit, speichere ich in meiner eigenen Datenbank, damit dieselbe Strecke nicht wieder und wieder angefragt werden muss. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei können Daten auch in die Vereinigten Staaten übermittelt werden. Buchen Sie online statt vor Ort, entfällt dieser Schritt vollständig.

Kalender, Videogespräch und E-Mail

Der Termin wird in meinen Kalender bei Google eingetragen. Sie erhalten dazu eine Kalendereinladung; Ihre E-Mail-Adresse wird dafür an Google übermittelt. Bei Terminen vor Ort trage ich zusätzlich die Anfahrt und die Rückfahrt als eigene Termine in meinen Kalender ein. Diese Einträge enthalten die Adresse des Treffpunkts und sind nur für mich sichtbar.

Bei Online-Terminen entsteht ein Videoraum bei Zoom. Anbieter ist die Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, USA. Dorthin übermittelt werden der Titel und die Zeit des Termins. Ihre E-Mail-Adresse wird an Zoom nicht übergeben; den Zugangslink bekommen Sie von mir. Die Bestätigungs- und Erinnerungsmails versende ich über Gmail, Anbieter ist die Google Ireland Limited, Anschrift wie oben.

Wie lange die Daten bleiben

Über den Link in der Bestätigungsmail können Sie Ihren Termin jederzeit selbst verschieben oder absagen. Buchungen bewahre ich auf, solange handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen es verlangen, längstens zehn Jahre. Termine ohne Rechnungsbezug lösche ich nach zwei Jahren. Die gespeicherten Entfernungen enthalten keine Namen und werden nach zwölf Monaten erneuert oder entfernt.

Wer dieses Buchungssystem betreibt

Ein externer Dienstleister für die Terminverwaltung wird nicht eingesetzt. Das Buchungssystem habe ich selbst entwickelt und betreibe es auf einem eigenen Server in Deutschland. Es gibt kein Konto bei einem Buchungsanbieter, über das Ihre Daten liefen.

Entstanden ist das System mit Unterstützung durch künstliche Intelligenz. Das betrifft die Entwicklung, nicht den Betrieb: Beim Buchen läuft keine künstliche Intelligenz mit. Ihre Angaben aus dem Buchungsformular werden nicht an ein Sprachmodell übergeben, und es entscheidet keine KI darüber, welchen Termin Sie bekommen. Welche Zeiten angeboten werden, ergibt sich aus festen Regeln, aus meinem Kalender und aus der errechneten Fahrzeit.

Diese Aussagen gelten für die Terminbuchung. Für den Chat auf meiner Personenseite gilt etwas anderes; er ist im folgenden Abschnitt beschrieben.

Chat auf der Personenseite

Auf meiner Personenseite unter polismedia.de/aboutme/ steht ein Chatfenster. Dort beantwortet ein Sprachmodell Fragen zu meiner Arbeit. Das Fenster öffnet sich erst, wenn Sie es anklicken. Sie können die Seite vollständig ohne den Chat lesen.

Ohne Ihre Einwilligung wird nichts gesendet

Bevor Sie schreiben können, setzen Sie einen Haken. Eingabefeld und Absendeknopf bleiben bis dahin gesperrt. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, also Ihre Einwilligung. Sie können sie jederzeit zurücknehmen: Im Chatfenster steht dafür der Knopf „Einwilligung zurücknehmen“, und eine formlose Nachricht an mich genügt ebenso. Die Rücknahme wirkt für die Zukunft. Bereits gespeicherte Nachrichten lösche ich auf Ihren Wunsch.

Was verarbeitet wird

Gespeichert werden Ihre Nachricht, die Antwort des Modells, eine zufällige Kennung des Gesprächs, der Zeitpunkt, die aufgerufene Seite, Ihre IP-Adresse, die Kennung Ihres Browsers (User-Agent) und der Wortlaut der Einwilligung, die Ihnen angezeigt wurde. Die IP-Adresse speichere ich ungekürzt; sie dient dazu, Missbrauch zu erkennen und die Zahl der Anfragen je Stunde zu begrenzen.

Schreiben Sie Ihren Namen oder Ihre Kontaktdaten in den Chat, werden auch diese gespeichert. Geben Sie dort bitte nichts an, was über eine erste Auskunft hinausgeht. Für alles Weitere stehen das Anfrageformular und die Terminbuchung bereit.

Wer die Antwort erzeugt

Ihre Nachricht wird an Mistral AI übermittelt, ein Unternehmen mit Sitz in Paris, Frankreich. Verwendet werden die Modelle mistral-large-latest für die Antwort und mistral-embed für die Suche in meinen eigenen Fachtexten. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten ist damit nicht verbunden.

Die Antworten stammen aus einem Sprachmodell und können falsch sein. Sie sind eine erste Auskunft, keine Beratung und keine Zusage. Über Ihre Anfrage entscheidet keine automatisierte Verarbeitung; der Chat bahnt lediglich ein Gespräch mit mir an.

Wo die Daten liegen und wie lange

Ihre Nachricht geht zuerst an ein kleines Programm auf diesem Webspace (polismedia.de/aboutme/chat.php), das sie mit Ihrer IP-Adresse und der Kennung Ihres Browsers an meinen eigenen Server n8n.ralphkuehnl.de weiterreicht. Der Server steht im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Dort liegen die Daten in einer Datenbank, die ich selbst betreibe. Das Gesprächsprotokoll lösche ich nach sechs Wochen. Das Gesprächsgedächtnis, mit dem das Modell den Zusammenhang innerhalb eines Gesprächs behält, lösche ich sieben Tage nach der letzten Nachricht. Beides erledigt eine tägliche Routine.

Zusätzlich liegt der Verlauf des laufenden Gesprächs im Sitzungsspeicher Ihres Browsers, damit das Fenster beim Wechsel der Seite nicht leer ist. Dieser Speicher wird gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen. Ein Cookie setzt der Chat nicht, und externe Dienste bindet die Personenseite beim Aufruf nicht ein.

Videogespräche und Räumchen (Treffpunkt)

Für Videogespräche nutze ich meinen eigenen Dienst „Treffpunkt“ unter meet.ralphkuehnl.de, meet.pawcademy.eu und meet.polismedia.de. Er läuft vollständig auf meinem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland, einschließlich der Vermittlung von Bild und Ton. Sie brauchen kein Konto und keine App; alles, was Ihr Browser dafür lädt, kommt von meinem Server. Dabei verarbeitet der Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers.

Im Gespräch

Bild und Ton werden verschlüsselt über meinen Server zu den anderen Teilnehmenden übertragen und dabei nicht gespeichert. Chatnachrichten und Reaktionen gehen nur an die Teilnehmenden und werden ebenfalls nicht gespeichert. Festgehalten werden der Name, den Sie beim Beitreten angeben, Ihre Rolle im Gespräch sowie die Zeitpunkte von Beitritt und Austritt. Diese Einträge lösche ich nach 90 Tagen.

Einen weichgezeichneten oder ersetzten Hintergrund und den Geräuschfilter fürs Mikrofon berechnet ausschließlich Ihr Browser. Eigene Hintergrundbilder bleiben auf Ihrem Gerät und werden nicht hochgeladen. Dateien, die im Chat geteilt werden, und das gemeinsame Whiteboard gehen direkt über die Verbindung des Meetings an die anderen Teilnehmenden; mein Server speichert sie nicht.

Auf Wunsch richte ich ein Meeting mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein. Dann werden Bild, Ton, Chat und Dateien in den Browsern verschlüsselt; der Schlüssel steckt nur im Link (hinter dem #-Zeichen) und erreicht meinen Server nicht. Wer den vollständigen Link hat, kann teilnehmen – geben Sie ihn deshalb nur an Teilnehmende weiter.

Aufnahmen und Abschriften

Ich nehme ein Gespräch nur auf, wenn ich das vorher ankündige; solange eine Aufnahme läuft, sehen alle Teilnehmenden einen deutlichen Hinweis.

Für eine Abschrift wird der Ton jeder Person getrennt aufgenommen. Die Tonabschnitte lädt mein Browser auf meinen Server; von dort gehen sie zur Umwandlung in Text an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, mit Verarbeitung auch durch OpenAI in den USA). Sobald die Abschrift fertig ist, lösche ich die Tonaufnahmen. Die Abschrift mit den Namen der Sprechenden bewahre ich zur Nachbereitung des Gesprächs auf und lösche sie, sobald ich sie dafür nicht mehr brauche. Aus der Abschrift lässt mein Server vom Sprachmodell Claude der Anthropic PBC (San Francisco, USA) ein Protokoll mit Kernpunkten und Aufgaben erstellen, das ich ebenso aufbewahre; auf Wunsch schicke ich es den Teilnehmenden per E-Mail.

Außerdem kann ich ein Gespräch als Video aufzeichnen, also Bild und Ton so, wie sie auf meinem Bildschirm zu sehen und zu hören sind. Diese Datei speichert mein Browser ausschließlich auf meinem eigenen Rechner; sie geht weder über meinen Server noch an einen anderen Dienst. Auch sie bewahre ich nur zur Nachbereitung auf und lösche sie, sobald ich sie dafür nicht mehr brauche.

Rechtsgrundlage für eine Aufnahme ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sind Sie nicht einverstanden, sagen Sie es einfach, dann nehme ich nicht auf. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Live-Untertitel

In manchen Meetings schalte ich Live-Untertitel ein; alle Teilnehmenden sehen das. Dann schickt Ihr Browser Ihre Äußerungen einzeln über meinen Server zur Umwandlung in Text an OpenAI; der Text wird an die anderen Teilnehmenden verteilt. Wer Untertitel in einer anderen Sprache lesen möchte, lässt die Zeilen über meinen Server von Claude (Anthropic) übersetzen. Ton und Text werden dabei nicht gespeichert. Sie können das Untertiteln Ihrer eigenen Stimme im Meeting jederzeit ausschalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verständlichkeit, auch über Sprachgrenzen hinweg).

KI-Begleitung im Meeting

In manchen Meetings schalte ich die KI-Begleitung ein; alle Teilnehmenden sehen dann den Hinweis „KI hört mit“. Wie bei den Live-Untertiteln schickt Ihr Browser Ihre Äußerungen über meinen Server zur Umwandlung in Text an OpenAI. Mein Server hält die Abschrift nur im Arbeitsspeicher und lässt daraus von Claude (Anthropic) eine kurze Zusammenfassung für Spätkommende, Notizzettel für das gemeinsame Whiteboard und Antworten meiner digitalen Assistentin Wilma erstellen, wenn sie im Meeting angesprochen wird. Wer möchte, kann sich übersetzte Äußerungen vorlesen lassen; die Sprachausgabe erzeugt OpenAI. Die Abschrift wird nicht gespeichert und ist spätestens am Ende des Meetings gelöscht; Sprachausgaben liegen höchstens 15 Minuten im Arbeitsspeicher. Sie können das Abschreiben Ihrer eigenen Stimme jederzeit ausschalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Zusammenarbeit und Verständlichkeit im Meeting).

Tickets für Webinare

Für manche Webinare gibt es Tickets. Bei der Anmeldung oder Bestellung speichere ich Name, E-Mail-Adresse und den Stand des Tickets, bei kostenpflichtigen Tickets auch die Kennungen des Bezahlvorgangs, um Ihnen den persönlichen Zugang zu schicken und zu prüfen, ob er gilt. Ein Ticket gilt jeweils auf einem Gerät; dafür merke ich mir, mit welcher Sitzung es gerade genutzt wird. Bezahlt wird über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Dublin, Irland, mit Verarbeitung auch in den USA); dorthin gehen Ihre E-Mail-Adresse und die Zahlungsdaten, die Sie bei Stripe eingeben. Den Zahlungsbeleg erstellt Stripe. Die Ticketdaten lösche ich 30 Tage nach dem Webinar; Buchungs- und Rechnungsbelege bewahre ich so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Anmeldung).

Einladungen und Räume

Lade ich Sie per E-Mail ein, geht die Einladung über mein Google-Mail-Konto an Sie (Google Ireland Ltd., Dublin, mit Verarbeitung auch in den USA). Beim Raum vermerke ich Empfängeradresse und Zeitpunkt und lösche den Vermerk nach 90 Tagen. Räume für einzelne Termine lösche ich etwa eine Woche nach dem Termin.

Lade ich jemanden spontan ein, schicke ich den Link von meinem eigenen Handy über den gewählten Messenger oder per SMS. Für Menschen, die ich öfter dazuhole, speichere ich dafür Name und Handynummer in meinem Treffpunkt, bis ich den Eintrag lösche. Ein solcher persönlicher Link gilt sechs Stunden.

Mein Räumchen

Unter meet.ralphkuehnl.de/r/ralph (Kurzlink: /buerobesuch auf meinen Webseiten) steht mein virtuelles Büro. Seine Tür ist offen, zum Anklopfen oder zu. Ob ich gerade in einem Termin bin, liest der Treffpunkt aus meinem Kalender; dabei sieht er nur Beginn und Ende meiner Termine, keine Angaben über die Beteiligten.

Klopfen Sie an, erhalte ich Ihren Namen als Benachrichtigung auf meinen Geräten. Diese Push-Nachricht läuft verschlüsselt über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers, der ihren Inhalt nicht lesen kann.

Türspion: Ist Ihre Kamera eingeschaltet, sehe ich, solange Sie warten, alle paar Sekunden ein kleines Standbild davon, damit ich weiß, wer vor der Tür steht. Das Bild liegt nur im Arbeitsspeicher meines Servers, wird nicht gespeichert und ist weg, sobald Sie eingelassen oder abgewiesen werden oder gehen. Darauf weist die Seite vor dem Anklopfen hin; im Warteraum können Sie den Spion zudecken oder die Kamera ausschalten.

Nachrichten an der Tür: Ist die Tür zu, können Sie mir eine Text- oder Sprachnachricht hinterlassen. Eine Sprachnachricht wird über OpenAI in Text umgewandelt. Zugestellt wird mir die Nachricht über den Messenger Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate). Die Tonaufnahme lösche ich nach der Zustellung, den Text, die Abschrift und meine Antworten nach 90 Tagen. Meine Antwort lesen Sie unter einem Link, den nur Sie kennen.

Für Gespräche mit meiner digitalen Assistentin gilt der Abschnitt „Wilma – digitale Assistentin (KI)“.

Im Browser gespeichert

Beim Beitreten setzt der Treffpunkt ein technisch notwendiges Cookie mit einer zufälligen Kennung Ihres Geräts (Laufzeit ein Jahr). Damit ordnet er Gastgeberrechte und den Ausschluss aus einem Raum zu. Außerdem merkt sich Ihr Browser in seinem lokalen Speicher Ihren Namen, Ihre Geräteauswahl und gewählte Hintergründe für das nächste Mal; diese Angaben verlassen Ihr Gerät nicht. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Rechtsgrundlage und Übermittlung in Drittländer

Gehört ein Gespräch zu einer Anfrage oder einem Auftrag, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ich habe ein berechtigtes Interesse an einer sicheren Videokonferenz, die ich selbst betreibe und die ohne Konten und fremde Anbieter auskommt. Für Übermittlungen in die USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO).

Wilma – digitale Assistentin (KI)

Auf einigen Seiten können Sie mit Wilma sprechen oder schreiben, meiner digitalen Assistentin. Wilma ist eine KI. Sie beantwortet Fragen zu meinen Angeboten und zu Inhalten meiner Webseiten, sucht mit Ihnen freie Termine, bereitet eine Buchung vor oder richtet mir eine Nachricht aus. Die Nutzung ist freiwillig; Sie erreichen mich ebenso über Kontaktformular, E-Mail oder die Terminbuchung.

Wo Wilma läuft

Wilma läuft auf meinem eigenen Server (meet.polismedia.de) bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Bis Sie auf „Frag Wilma“ oder „Mit Wilma sprechen“ klicken, lädt diese Seite von dort nur das Wilma-Symbol und ein kleines Skript. Dabei erhält mein Server technisch bedingt Ihre IP-Adresse und die Kennung Ihres Browsers. Das Gespräch selbst und die unten genannten Dienste werden erst nach dem Klick geladen. Ihre IP-Adresse nutze ich während des Gesprächs nur im Arbeitsspeicher, um Missbrauch zu begrenzen (etwa die Zahl der Gespräche je Stunde); mit dem Gespräch gespeichert wird sie nicht. Cookies setzt Wilma nicht. Ihr Browser merkt sich in seinem Sitzungsspeicher lediglich, ob Wilmas kurze Vorstellung schon angezeigt wurde.

Welche Dienste beteiligt sind

Wenn Sie sprechen, nimmt Ihr Browser Ihre Äußerung erst dann auf, wenn Sie das Mikrofon freigeben, und schickt sie an meinen Server. Von dort geht die Aufnahme zur Umwandlung in Text an OpenAI; aufbewahrt wird sie danach nicht. Sie können stattdessen auch schreiben und das Mikrofon jederzeit ausschalten.

Ihre Nachricht bzw. deren Abschrift geht zusammen mit dem bisherigen Gesprächsverlauf an das Sprachmodell Claude der Anthropic PBC (San Francisco, USA), das Wilmas Antwort formuliert. Wilmas Antworten werden von OpenAI vertont (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, mit Verarbeitung auch durch OpenAI in den USA).

Für die Übermittlung in die USA gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) und, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). Nach Angaben beider Anbieter werden Daten, die über ihre Programmierschnittstellen verarbeitet werden, nicht zum Training ihrer Modelle verwendet und nach kurzer Frist gelöscht.

Was gespeichert wird und wie lange

Den Wortlaut des Gesprächs speichere ich nicht. Er liegt nur im Arbeitsspeicher, solange das Gespräch läuft, und wird verworfen, wenn Sie das Fenster schließen oder 30 Minuten lang nichts mehr passiert. Danach erstellt das Sprachmodell eine kurze Zusammenfassung für mich: worum es ging, was dabei herauskam (etwa ein gebuchter Termin oder eine hinterlassene Nachricht), was noch offen ist und, falls Sie ihn genannt haben, Ihren Namen. Dazu speichere ich Zeitpunkt, Dauer, die Seite, auf der Sie Wilma geöffnet haben, und die Zahl der Gesprächsrunden. Diese Zusammenfassungen lösche ich automatisch nach 90 Tagen.

Termine und Nachrichten an mich

Wilma bucht nie selbst. Sie zeigt Ihnen eine Zusammenfassung des Termins; erst wenn Sie diese bestätigen, legt mein Buchungssystem den Termin an. Dafür gilt der Abschnitt „Terminbuchung“ dieser Erklärung.

Bitten Sie Wilma, mir etwas auszurichten, speichere ich Ihre Nachricht mit Name und, falls angegeben, Kontaktdaten auf meinem Server und lösche sie nach 90 Tagen. Zugestellt wird sie mir über den Messenger Telegram (Telegram FZ-LLC, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate) auf mein Telefon.

Rechtsgrundlage und Grenzen

Soweit es um eine Anfrage, einen Termin oder einen möglichen Auftrag geht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Ich habe ein berechtigtes Interesse daran, Anfragen auch dann freundlich und schnell zu beantworten, wenn ich selbst nicht erreichbar bin. Die Freigabe des Mikrofons erteilen Sie in Ihrem Browser und können sie dort jederzeit zurücknehmen.

Wilmas Antworten stammen aus einem Sprachmodell und können falsch sein. Wilma stützt sich nur auf die Inhalte meiner Webseiten, die buchbaren Termine und meine Hinweise; verbindlich ist, was ich Ihnen selbst bestätige. Eine automatisierte Entscheidung über Sie findet nicht statt.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

  • Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
  • Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Stütze ich eine Verarbeitung auf mein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Ich verarbeite die Daten dann nicht mehr, es sei denn, es gibt zwingende schutzwürdige Gründe, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt rechtmäßig.

Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Sie sind nicht verpflichtet, mir Daten zu geben. Ohne Ihre Angaben im Formular, in der Buchung oder im Chat kann ich Ihr Anliegen dort aber nicht bearbeiten.

Für alle Anliegen genügt eine formlose Nachricht an kontakt@polismedia.de.

Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für mich zuständig ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Datensicherheit

Diese Website wird nur verschlüsselt (HTTPS) ausgeliefert. Darüber hinaus setze ich technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust, Zerstörung und unbefugten Zugriff zu schützen, und passe sie dem Stand der Technik an.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

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