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24 Werkzeuge, 20 davon im Einsatz
Gebaut für meine eigenen Marken, ein Ehrenamt und Kunden, jeweils für einen bestimmten Arbeitsablauf. Jedes ist ein Beispiel dafür, was sich für deinen Betrieb bauen lässt.
Seit August 2026 habe ich die Werkzeuge auf dieser Seite gebaut, und seitdem arbeite ich jeden Tag damit: für meine Marken polisMEDIA, PAWCADEMY und ralphkuehnl.de, für ein Ehrenamt und für Kunden.
Eine Redaktion, die Themen vorschlägt und für jeden Kanal einen eigenen Text schreibt. Ein Fernsehstudio, das eine einzelne Person bedient. Eine Hundeschule, deren Kundinnen auch abends und am Wochenende eine fachliche Antwort bekommen. Eine Videokonferenz, die nach dem Gespräch das Protokoll schreibt. Keines dieser Werkzeuge stammt aus dem Katalog eines Softwareanbieters. Ich habe jedes für einen bestimmten Arbeitsablauf gebaut, Schritt für Schritt so, wie die Leute dort arbeiten. Dasselbe kann ich für deinen Betrieb, deinen Verband oder deine Redaktion bauen.
- Gespräch
- Ablauf zeichnen
- Bauen
- Testen
- Erweitern
Du erzählst, wie du heute arbeitest: welche Handgriffe sich jede Woche wiederholen und was dich stört. Erstgespräch, 30 Minuten
Ich zeichne den Ablauf auf: wer wem was liefert, wo eine Entscheidung fällt, wo nur abgeschrieben wird. Ablaufskizze
Ich baue zuerst die Funktionen, die dir die meiste Arbeit abnehmen. erster Stand nach Tagen
Wir testen das Werkzeug in deinem Alltag und bessern nach, bis es sitzt. Pilot im Team
Ändert sich deine Arbeit, kommen neue Funktionen dazu. jederzeit erweiterbar
Zwei Techniken machen dieses Tempo möglich. Die erste heißt Vibe Coding, Programmieren im Gespräch: Ich beschreibe einer KI in Alltagssprache, was ein Programm tun soll, sie schreibt den Code, ich prüfe und korrigiere ihn. Wofür früher ein Entwicklerteam Monate brauchte, brauche ich so Tage oder wenige Wochen. Die zweite ist Automatisierung: Kleine Programme im Hintergrund holen Daten aus einem Werkzeug und tragen sie ins nächste ein, auch in Programme, die du ohnehin nutzt, etwa dein Postfach, deinen Kalender, deine Webseite oder einen Messenger.
Für dich heißt das: Das Werkzeug richtet sich nach deinem Ablauf, du musst deine Arbeit nicht einem fremden Programm anpassen. Der Code gehört dir, und wenn sich dein Bedarf ändert, lässt sich das Werkzeug erweitern.
Alle Werkzeuge im Überblick
Vorn auf jeder Karte steht, was das Werkzeug kann und worin es sich von Standardsoftware unterscheidet. „Funktionen ansehen“ dreht die Karte um, „Zur Werkstatt-Seite“ führt zur ausführlichen Beschreibung.
24 Beispiele, 20 davon im Einsatz
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
KI-Redaktion
Schlägt Themen vor und schreibt für jeden Kanal einen eigenen Beitrag.
- Themenvorschläge aus aktuellen Meldungen
- Eigener Text je Plattform
- Nimmt deine Korrekturen als Vorbild
Anders als StandardsoftwareJede Plattform bekommt einen eigenen Text nach den Stilregeln des Hauses, und nichts erscheint ohne Freigabe.
KI-Redaktion
Funktionen- Kalender über alle Marken und Kanäle
- Karussells, also Beiträge zum Durchblättern, im Design der Marke
- Beitrag per Sprachnachricht einsprechen, am Handy freigeben
- Auswertung von Reichweite und Kommentaren
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
Wilma
Persönliche Assistentin auf dem Handy: Du sprichst einen Auftrag ein, sie bereitet ihn vor.
- Nimmt Aufträge per Sprache an
- Entwürfe im eigenen Ton
- Handelt erst nach deinem Ja
Anders als StandardsoftwareGreift auf die eigenen Postfächer, Kalender und Vorlagen zu und gibt Aufträge an andere Werkzeuge weiter, etwa an die KI-Redaktion.
Wilma
Funktionen- Mails aus allen Postfächern, Termine und Aufgaben
- Social-Media-Beiträge aus Sprachnachricht, Foto oder Video
- Briefe und Angebote aus Vorlagen per Diktat
- Öffnet auf Zuruf Programme am Mac und sucht dort Dateien
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
KI-Schnittplatz
Schneidet aus Rohmaterial den sendefertigen Beitrag, den der Kunde im Browser abnimmt.
- Autopilot oder Eingriff nach jedem Schritt
- Manuskript im Hausstil, jeder Satz mit Beleg aus Abschrift oder Unterlagen
- KI-Producer setzt deine Wünsche um
Anders als StandardsoftwareVom Sichten bis zur Freigabe durch den Kunden in einer Anwendung, statt Dateien zwischen Programmen hin und her zu schicken.
KI-Schnittplatz
Funktionen- Sendefertiger Schnitt mit Namenseinblendungen und Untertiteln
- Eigener Schnitt-Editor, der aus deinen Änderungen lernt
- Austausch mit Final Cut Pro und anderen gängigen Schnittprogrammen
- Kundenabnahme im Browser, Anmerkung an der Stelle im Film
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
Selbstfahrerstudio
Ein Fernsehstudio, in dem eine Person die Sendung allein moderiert. Weitergeschaltet wird über die Stimme.
- Schaltet per Stimme zum nächsten Film
- Teleprompter scrollt im Tempo der Stimme
- Sendungsassistent schlägt Kürzungen auf Sendelänge vor
Anders als StandardsoftwareWeiter schaltet die Spracherkennung, niemand muss eine Taste drücken. Wer will, nimmt trotzdem Taste oder Fußpedal. Ein kleines Haus sendet so eigenes Fernsehen ohne Studioteam.
Selbstfahrerstudio
Funktionen- Namenseinblendungen an ihrer Stelle im Text
- Gäste per Link, das Bild schaltet auf den, der spricht
- Live auf die eigene Webseite
- Sendeablauf mit Sendeuhr für das ganze Team
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
Tickerwerk
Ein Liveblog auf der eigenen Webseite: Das Team berichtet vom Handy aus, Eintrag für Eintrag.
- Abschrift von Sprachaufnahmen
Anders als StandardsoftwareDie Berichte erscheinen auf der eigenen Seite und im eigenen Design, Suchmaschinen finden sie dort.
Tickerwerk
Funktionen- Neue Einträge erscheinen ohne Neuladen
- Kasten „Das Wichtigste“ und Eilmeldung
- Schreiben per App oder Messenger, auch bei schwachem Netz
- Team per Einladungslink, ohne Zugang zur Webseiten-Verwaltung
- Kommunikation & MedienIm Einsatz
Pressearbeit für Verbände
Macht aus eingesandten Berichten und Fotos fertige Artikel für die Verbandsseite.
- Führt Mails zum selben Thema zusammen
- Prüft die Angaben mit einer Websuche
- Entwirft alle Texte bis zur Bildunterschrift, in den vorgegebenen Längen
Anders als StandardsoftwareFüllt die Eingabemaske des vorhandenen Redaktionssystems, statt dass jemand im Ehrenamt alles von Hand überträgt.
Pressearbeit für Verbände
Funktionen- Eingang per Mail, Formular oder Messenger
- Liste mit offenen Rückfragen
- Abnahme am Handy
- Ein Klick füllt die Eingabemaske samt Bildern
- ZusammenarbeitIm Einsatz
Treffpunkt
Eine eigene Videokonferenz, die live übersetzt und das Protokoll schreibt.
- Live-Untertitel in jeder Sprache
- Protokoll mit Aufgaben
- Zusammenfassung für alle, die später kommen
Anders als StandardsoftwareErreichbar unter eigener Adresse und Marke. Jeder gebuchte Termin bekommt von selbst einen Raum, das Protokoll schreibt die KI.
Treffpunkt
Funktionen- Beitreten per Link, ohne Konto oder App
- Ende-zu-Ende-verschlüsselt, der Schlüssel steckt nur im Link
- Warteraum, Gruppenräume, Tafel und Chat
- Webinare mit Tickets und Zahlung
- ZusammenarbeitIm Einsatz
Werkraum
Ein digitaler Workshopraum mit Leinwand, Live-Umfragen und KI als Co-Moderatorin.
- Sortiert Ideen in Gruppen
- Entwirft Agenda und Folien aus Ziel, Dauer und Teilnehmenden
- Macht aus Flipchart-Fotos digitale Notizen
Anders als StandardsoftwareVereint in einem Raum, wofür sonst vier oder fünf Programme mit eigener Anmeldung nötig sind.
Werkraum
Funktionen- Unendliche Leinwand für alle gleichzeitig
- Umfragen, Wortwolke und Quiz vom Handy per QR-Code
- Geführte Mitschrift für Workshops vor Ort, als PDF
- Export als PDF, Tabelle und Protokoll
- Büro & OrganisationIm Einsatz
Termine
Kunden buchen ihre Termine selbst, Gruppen stimmen per Link ab.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareBuchungen und Abstimmungen stehen im selben Kalender. Jeder Termin bekommt gleich einen Videoraum und erscheint danach als Vorschlag in der Zeiterfassung.
Termine
Funktionen- Die Buchung auf der Webseite zeigt nur freie Zeiten und rechnet die Fahrzeit ein
- Gruppenabstimmung: Bei eindeutigem Ergebnis steht der Termin fest
- Kundentermine gegen Verschieben gesperrt, interne verschiebbar
- Jeder Online-Termin bekommt einen Videoraum
- Büro & OrganisationIm Einsatz
Postfach-Assistent
Sortiert alle Postfächer und entwirft Antworten im eigenen Ton.
- Ordnet jede Mail ein
- Antwortentwurf, der den ganzen Mailverlauf berücksichtigt
- Eigener Ton je Rolle
Anders als StandardsoftwareSchlägt Termine aus dem echten Kalender vor und schreibt im Ton der jeweiligen Rolle, etwa als Geschäftsführer oder als Vereinsvorstand. Gesendet wird erst nach Freigabe.
Postfach-Assistent
Funktionen- Terminvorschläge nur aus freien Zeiten
- Entwurf aufs Handy: senden, ändern oder verwerfen
- Rechnungen automatisch in die Ablage
- Aufgaben nur bei echtem Handlungsbedarf
- Büro & OrganisationIm Einsatz
PDF-App
PDF-Formulare am Handy ausfüllen und unterschreiben, ohne Anmeldung.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareKein Abo und keine Anmeldung, das Dokument bleibt auf dem Gerät.
PDF-App
Funktionen- Felder ausfüllen und mit dem Finger unterschreiben
- Vorhandenen Text direkt im PDF korrigieren
- Scannen mit Entzerren und Texterkennung
- Seiten ordnen und Datei verkleinern
- Wissen & DatenIm Einsatz
Sprachnotizen
Ein paar Sätze einsprechen, rund acht Sekunden später liegt eine gegliederte Notiz im Archiv.
- Gliedert das Gesprochene
- Ordnet die Notiz dem passenden Bereich zu
- Legt neue Aufgaben an
Anders als StandardsoftwareDie Notiz landet in dem Archiv, das du ohnehin nutzt.
Sprachnotizen
Funktionen- Einsprechen an der Uhr oder per Messenger
- Originalaufnahme hängt an der Notiz
- Alle Aufgaben in einer Liste, auch aus Mails und Gesprächen
- Klappt die Gliederung nicht, kommt die Abschrift trotzdem an
- Vertrieb & KundenIm Einsatz
Angebote bis Rechnung
Vom Erstgespräch über Angebot und Zeiterfassung bis zur Rechnung, in einer Kette.
- Trägt Arbeitszeiten aus einem formlosen Satz ein
- Schlägt vor, zu welcher Firma ein Beleg gehört
- Schreibt den Text für den Leistungsnachweis
Anders als StandardsoftwareEin Programm für den ganzen eigenen Ablauf statt vier Programmen, zwischen denen jemand Daten abtippt.
Angebote bis Rechnung
Funktionen- Kunden aus Terminbuchungen, ohne Abtippen
- Angebote aus dem Leistungskatalog mit Vorschau
- Rechnung mit Leistungsnachweis und offenen Posten
- Export an die Steuerberatung
- Vertrieb & KundenIm Einsatz
Lead-Recherche
Sucht mögliche Neukunden nach Branche und Ort und ergänzt ihre Kontaktdaten.
- Ein KI-Agent ergänzt fehlende Kontaktdaten von der Webseite des Betriebs
Anders als StandardsoftwareStatt gekaufter Listen unbekannter Herkunft eine eigene Tabelle je Auftrag, mit Quelle und Prüfdatum.
Lead-Recherche
Funktionen- Suche nach Branche und Ort, auch in Branchenverzeichnissen
- Dieselbe Suche nacheinander für mehrere Orte
- Doppelte Einträge fallen weg
- Hinweis im Formular, welche Kontaktwege bei Firmen zulässig sind
- Wissen & DatenIm Einsatz
Newsboard
Viermal am Tag eine fertige Nachrichtenseite aus rund 40 Quellen der Region.
- Ordnet jede Meldung einem Ressort zu und bewertet ihren Nachrichtenwert
- Die neun wichtigsten stehen oben, jede mit einem Satz, warum
- Übersetzt fremdsprachige Meldungen, Doppelte fallen weg
Anders als StandardsoftwareEine fertige Seite für die eigene Region. Niemand muss dafür jede Quelle einzeln öffnen.
Newsboard
Funktionen- Lesbar am Rechner und auf dem Handy
- Veranstaltungstipps, die sich nach deinem Daumen hoch oder runter richten
- Jede Schlagzeile führt zum Original
- Meldung mit einem Klick als Thema in die Redaktion
- Wissen & DatenIm Einsatz
Hundeschule mit KI
Kundenbereich, Verwaltung und ein KI-Trainer für die Fragen der Kundschaft.
- KI-Trainer antwortet aus dem Fachwissen der Schule
- Trainingsplan aus dem Erstgespräch
- Ablauf jeder Stunde in unter zwei Minuten
Anders als StandardsoftwareAntwortet aus dem Fachwissen des Hauses und richtet sich bei jeder Antwort nach 20 Grundsätzen der Hundeschule.
Hundeschule mit KI
Funktionen- Kundenbereich ohne Passwort, Bezahlen per Link
- Ein Gesprächsverlauf über Kundenbereich, Messenger und Mail
- Akte, Rechnungen und Mahnungen
- Fotogalerie: öffentlich erst, wenn Halter und Schule zustimmen
- InfrastrukturIm Einsatz
Eigene Cloud
Alle Werkzeuge auf einem eigenen Server, mit einer Anmeldung für alles.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareEin eigener Server bei einem deutschen Anbieter statt eines Dutzends Abonnements. Neue Werkzeuge können sofort die Daten der anderen nutzen.
Eigene Cloud
Funktionen- Dateiablage, Office im Browser und Chat
- Eine Anmeldung für alles, per Passkey ohne Passwort
- Übersicht über alle Automatisierungen, gestörte per Knopf neu starten
- Jede Nacht eine Sicherung auf externen Speicher
- Kommunikation & MedienVorführung
Social Flow
Ein KI-Redaktionsplaner unter Name und Farben des Kunden.
- KI-Kollegen im Chat, die Aufgaben übernehmen
- Bewertet Themenvorschläge nach Relevanz
- Leitet Regeln aus deinen Korrekturen ab
Anders als StandardsoftwareErscheint unter der Marke des Kunden. Neue Funktionen des Redaktionsplaners, auf dem es aufbaut, kommen mit jedem Update dazu.
Social Flow
Funktionen- Eigener Text je Kanal, mit Vorschau
- Schnittplatz mit Untertiteln
- Name, Logo und Farben des Kunden austauschbar
- Vorführfirma, nach jeder Präsentation per Klick zurückgesetzt
- Kommunikation & MedienIn Arbeit
Studiomikro
Sprachaufnahmen am Handy, die wie am Studiomikrofon klingen.
- Trennt die Stimme vom Hintergrund, direkt auf dem Handy
Anders als StandardsoftwareFür Handy, Uhr und Ansteckmikrofon je ein eigenes Klangprofil, gemessen am Studiomikrofon.
Studiomikro
Funktionen- Klang an ein Studiomikrofon angeglichen
- Vorher und nachher an derselben Stelle vergleichen
- Sprechertexte Abschnitt für Abschnitt aufnehmen
- Aufnahme direkt an den Schnittplatz
- Wissen & DatenIm Einsatz
GEO-Assistent
Prüft, wie gut KI-Assistenten ein Angebot finden und wiedergeben, und zeigt, welche Angaben fehlen.
- Liest die Website und trennt Fakten von Annahmen
- Bewertet sie nach sieben Fragen, etwa: Wie kommt man hin?
Anders als StandardsoftwareIm Einsatz beim Tourismusverband Oberlausitz, gebaut für das Netz einer ganzen Region: Über gemeinsame Kennungen im Code der Websites ordnen KI-Assistenten die Partner einander zu.
GEO-Assistent
Funktionen- Schnellcheck: nur die Website-Adresse eingeben
- Verbesserungsplan mit Formulierungsvorschlag
- Zeigt bei jeder neuen Prüfung, ob sich die Punktzahl verbessert hat
- Einbauanleitung als PDF, passend zum eigenen Website-System
- Wissen & DatenVorführung
Veranstaltungskalender
Ergänzt einen regionalen Kalender um alles, was im Netz angekündigt ist.
- Liest Datum, Ort, Preis und Ticketlink aus Webseiten aus
Anders als StandardsoftwareEine eigene Suchmaschine findet je Ort neue Quellen. Die gefundenen Termine kommen zum vorhandenen Kalender dazu.
Veranstaltungskalender
Funktionen- Filter nach Ort, Umkreis und Kategorie
- Export in jeden Kalender und als PDF
- Umschalter zwischen bisherigem und erweitertem Kalender
- Antwortet der Server nicht, erscheint der zuletzt gespeicherte Stand
- Büro & OrganisationIn Arbeit
Belegerfassung
Holt Rechnungen aus Online-Portalen, die keine Rechnung per Mail schicken, und legt sie sortiert ab.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareSieht nie ein Passwort und trennt Firmen und Privates von Anfang an.
Belegerfassung
Funktionen- Arbeitet in deinem angemeldeten Browser, nur auf freigegebenen Seiten
- Erkennt doppelte Belege
- Monatssummen je Firma
- Gescannte Post kommt täglich dazu
- InfrastrukturIm Einsatz
Transfer
Große Dateien per Link senden und empfangen, mit Ablaufdatum.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareErreichbar unter eigener Adresse. Kein fremder Dienst bekommt die Dateien zu sehen.
Transfer
Funktionen- Bis 200 GB je Datei
- Empfangslinks für Absender ohne Konto
- Löscht nach Ablauf von selbst
- Speicher in einem deutschen Rechenzentrum
- InfrastrukturIm Einsatz
Dateien
Dateien auf Webservern verwalten, im Browser und am Handy.
Kommt ohne KI aus
Anders als StandardsoftwareKein Programm zu installieren. Wilma, die Assistentin, darf Ordner nur auflisten, nie Inhalte lesen.
Dateien
Funktionen- Zwei Fenster nebeneinander
- Kopieren von Server zu Server, auch wenn das Handy gesperrt ist
- Editor, Vorschau und ZIP-Download
- Passwörter verschlüsselt gespeichert
Fehlt dein Ablauf, baue ich das Werkzeug dafür.
Vielleicht ist dir beim Lesen eine Stelle in deinem Alltag eingefallen: dieselben Handgriffe jede Woche, Daten, die du von einem Programm ins nächste abtippst, ein gekauftes Programm, das fast passt, aber eben nur fast. Erzähl mir davon. Im ersten Gespräch klären wir, was sich bauen lässt und wie viel Arbeit es dir abnimmt.
Daten fließen ohne Abtippen von einem Werkzeug ins nächste
Jedes Werkzeug lässt sich allein nutzen. Verbunden sparen sie mehr Arbeit: Kleine Programme im Hintergrund übertragen die Daten, die sonst jemand abtippen müsste. Fahr mit der Maus über ein Werkzeug oder tipp es an.
Schaubild: Jeder Punkt steht für Daten, die automatisch von einem Werkzeug ins nächste gehen.
Diese Verbindungen sind heute im Einsatz: Bucht ein Kunde auf der Webseite einen Termin, bekommt der Termin automatisch einen Videoraum im Treffpunkt. Nach dem Termin fragt die Zeiterfassung, ob die Zeit abrechenbar war. Eine Meldung aus dem Newsboard wird mit einem Klick zum Themenvorschlag in der KI-Redaktion. Nach jedem Dreh schickt der KI-Schnittplatz ein Paket mit Zitaten, Fakten und Fotos an die Redaktion, und die schreibt daraus Blogbeitrag und Social-Media-Texte. Die Moderationstexte fürs Studio schreibt dieselbe Redaktion, sie erscheinen fertig im Teleprompter.
Als Nächstes ließen sich bauen: das Protokoll aus der Videokonferenz als Leistungsnachweis an der Rechnung, neue Kontakte aus der Lead-Recherche mit einem Klick als Kunde im CRM, das Video vom Handy direkt in den Schnittplatz. Bei einem fertigen Programm bekommst du die Verbindungen, die der Hersteller vorgesehen hat, hier die, die dein Ablauf braucht.
Reden wir über deinen Ablauf.
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