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Postfach-Assistent: Antworten im eigenen Ton, gesendet nach Freigabe
Die KI liest alle deine Postfächer, sortiert jede Mail ein und legt dir für persönliche Post einen Antwortentwurf aufs Handy. Du schickst ihn ab, änderst ihn oder verwirfst ihn.
Wer mehrere Rollen hat, hat mehrere Postfächer. Bei mir sind es sechs, für meine Marken, für das Ehrenamt und für private Post.
In jedem muss jemand lesen, sortieren und antworten, und zwischen Werbung und Newsletter liegt die eine Mail, die heute wichtig ist. Der Postfach-Assistent liest alle sechs Postfächer, sortiert jede Mail ein und schreibt für persönliche Mails einen Antwortentwurf im eigenen Ton. Dabei bezieht er den ganzen bisherigen Mailwechsel ein.
Verschickt wird erst, wenn du tippst. Jeder Entwurf kommt als Nachricht aufs Handy, mit Knöpfen zum Senden, Ändern oder Verwerfen.
- Eingang
- Einordnen
- Entwurf
- Termin
- Freigabe
Der Assistent liest sechs Postfächer und sortiert alle Mails an einer Stelle. Anfrage · dringend
Jede Mail bekommt eine Kategorie. Eine Aufgabe entsteht nur, wenn wirklich etwas zu tun ist. Kategorie: Anfrage
Für persönliche Mails schreibt er einen Antwortentwurf im Ton der jeweiligen Rolle und berücksichtigt den bisherigen Verlauf. Entwurf im eigenen Ton
Terminvorschläge kommen nur aus freien Zeiten, eine Zusage wird zur Buchung. Di 10:00 frei
Der Entwurf kommt aufs Handy: senden, ändern oder verwerfen. gesendet nach Ja
- Ordnet jede Mail ein
- Antwortentwurf, der den ganzen Mailverlauf berücksichtigt
- Eigener Ton je Rolle
Schlägt Termine aus dem echten Kalender vor und schreibt im Ton der jeweiligen Rolle, etwa als Geschäftsführer oder als Vereinsvorstand. Gesendet wird erst nach Freigabe.
Büro und Organisation
Im Einsatz
Aufnahmen aus dem echten Programm
Namen und Inhalte darin sind Beispiele. Ein Klick vergrößert das Bild.
Ein Kunde fragt nach einem Termin, der Entwurf bringt drei freie Zeiten
Ein Beispiel für eine Geschäftsführerin: Ein Kunde fragt per Mail, ob man sich nächste Woche zum Projektstand treffen könne. Der Assistent stuft die Mail als persönlich ein, liest den bisherigen Mailwechsel und findet darin die Zusage eines Zwischenberichts vom letzten Mal, die er im Entwurf aufgreift. Er prüft ihren Kalender und schlägt drei Zeiten vor, die dort wirklich frei sind. Den Entwurf bekommt sie aufs Handy. Sie ändert per Sprachnachricht einen Satz und gibt frei. Antwortet der Kunde mit einer der Zeiten, wird daraus direkt eine Buchung mit Bestätigung, Videoraum und Erinnerung.
Einordnen, entwerfen, freigeben
Einordnen
Jede Mail landet in einer Kategorie und im passenden Ordner: persönlich, Kontakt, Anfrage, Buchhaltung, Newsletter oder Werbung.
Antwortentwürfe mit dem ganzen Verlauf
Für den Entwurf liest der Assistent den ganzen Mailwechsel: was zugesagt ist, was offen ist, was schon gefragt wurde. Der Entwurf geht vom passenden Absender raus.
Der eigene Ton als Regelwerk
Die Regeln für deinen Ton stammen aus echten Mailwechseln. Jede Rolle hat eigene Regeln für Anrede, Ton und Wortwahl, als Geschäftsführer andere als im Vereinsvorstand.
Termine aus dem echten Kalender
Vorgeschlagen werden nur freie Zeiten. Sagt jemand zu, wird daraus eine Buchung.
Aufgaben und Belege
Eine Aufgabe legt der Assistent nur an, wenn wirklich etwas zu tun ist. Rechnungen legt er automatisch in der Belegablage ab, wichtige Mails sofort als Meldung aufs Handy.
Freigabe per Knopf
Du sendest, änderst per Text oder Sprache oder verwirfst.
Datenschutz im Ablauf
Anhänge gehen nicht an die KI, und jede Stelle, an der Daten den Server verlassen, ist dokumentiert.
Für Geschäftsführung, Sekretariat, Vorstand und Kanzlei
Selbstständige und Geschäftsführende mit mehreren Postfächern und Rollen. Sekretariate und Assistenzen, die für mehrere Personen die Post vorsortieren. Vereinsvorstände, die das Vereinspostfach neben dem Beruf betreuen. Kanzleien und Beratungen, in denen Standardanfragen einen großen Teil der Post ausmachen und trotzdem persönlich beantwortet werden sollen.
Zusagen werden zu Buchungen
Termine landen im Terminsystem und bekommen einen Raum im Treffpunkt, der eigenen Videokonferenz. Auch die Verbandskommunikation schreibt nach festen Regeln für Anrede und Ton. Denkbar wären Anfragen, die als Kontakt ins CRM übernommen werden, und Mails zu einem Thema, die als Themenvorschlag in der KI-Redaktion erscheinen.
Ein Werkzeug wie dieses, gebaut für deinen Ablauf.
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