Pressearbeit für Verband und Ehrenamt

Der Ablauf von der eingehenden Mail bis zum eingetragenen Artikel

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Pressearbeit für Verband und Ehrenamt

Aus Mails, Formularen und Fotos der Mitgliedsgruppen schreibt die KI einen fertigen Artikel für die Verbandswebseite. Du nimmst ihn am Handy ab, ein Klick setzt ihn in die Eingabemaske.

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Im EinsatzEchtes Programm

In Verbänden und Vereinen erledigt die Öffentlichkeitsarbeit häufig jemand im Ehrenamt, abends nach der Arbeit.

Die Mitgliedsgruppen schicken Berichte per Mail, mit Fotos im Anhang, mal ausführlich, mal in drei Zeilen. Daraus soll ein lesbarer Artikel für die Verbandswebseite werden, samt Bildunterschriften und einem Text für Social Media. Am Ende überträgt jemand alles von Hand ins Redaktionssystem des Verbands. Für ein Ehrenamt, das ich in einem Verband übernommen habe, erledigt das inzwischen die KI, bis auf zwei Handgriffe: Abnahme und Speichern.

Themen kommen per Mail, über ein Formular zum Einreichen oder per Zuruf im Messenger. Die KI erkennt sie, prüft die Angaben mit einer Websuche, schreibt den Artikel und legt ihn zur Abnahme vor. Entschieden wird am Handy.

Von der Mail zum Artikel
  1. Eingang
  2. Thema
  3. Gegenrecherche
  4. Entwurf
  5. Eintragen

Bericht und Fotos kommen per Mail, Formular oder Messenger. Bericht + 6 Fotos

Mehrere Mails zum selben Ereignis werden zu einem Thema zusammengeführt. 3 Mails, 1 Thema

Eine Websuche prüft die Angaben: bestätigt, ergänzt oder abweichend. 2 bestätigt, 1 offen

Die KI füllt alle Felder bis zur Bildunterschrift, in den vorgegebenen Längen. Überschrift 30 Zeichen

Abnahme am Handy, danach füllt ein Klick die Eingabemaske der Webseite. eingetragen

KI-Funktionen
  • Führt Mails zum selben Thema zusammen
  • Prüft die Angaben mit einer Websuche
  • Entwirft alle Texte bis zur Bildunterschrift, in den vorgegebenen Längen
Anders als Standardsoftware

Füllt die Eingabemaske des vorhandenen Redaktionssystems, statt dass jemand im Ehrenamt alles von Hand überträgt.

Bereich

Kommunikation und Medien

Im Einsatz

Aufnahmen aus dem echten Programm

Namen und Inhalte darin sind Beispiele. Ein Klick vergrößert das Bild.

Der Bericht kommt als Entwurf an. Du prüfst ihn, kürzt die Überschrift, bis der Zähler passt, und gibst frei.
Editor für einen Verbandsartikel: Felder für Dachzeile, Überschrift, Bühne (Text zum großen Aufmacherbild) und Vorspann mit Zeichenzählern, darüber der Kasten „Noch zu prüfen“ mit vier Rückfragen, etwa zur Schreibweise eines Namens und zu einer abweichenden Zahl (erfundenes Beispiel).
Jedes Feld der Verbandswebseite mit Zeichenzähler, darüber die offenen Rückfragen aus dem Material.
Reiter „Verband“ im Redaktionswerkzeug: Zu-tun-Liste mit einem Artikel zum Gegenlesen und einem zum Eintragen, darunter die Karten der Ortsgruppen mit Stand, Zahl der offenen Prüfpunkte und Bildern (erfundenes Beispiel).
Die Berichte aller Ortsgruppen liegen an einer Stelle zum Gegenlesen, Freigeben und Eintragen.
Unterer Teil des Editors: Kurzinfo als Kasten für den Hauptteil, aufklappbare Bildunterschriften und der Artikeltext über einen Spendenlauf der Ortsgruppe Musterstadt (erfundenes Beispiel).
Kurzinfo, Bildunterschriften und Text schreibt die KI aus dem Bericht der Ortsgruppe.

Ein Bericht in dreieinhalb Minuten

Aus der Praxis: Eine Mitgliedsgruppe schickte einen Bericht über eine Spendenaktion, dazu sieben Fotos. Dreieinhalb Minuten später lag der Entwurf vor: Überschrift, Vorspann, Text, Infokasten, Bildunterschriften zu jedem Foto, Titel für Suchmaschinen und ein Text für Social Media. Unter „Noch zu prüfen“ standen elf Rückfragen, darunter die nach einer Person, deren Name im Material verschieden geschrieben war. Nach Klärung und Freigabe am Handy füllte ein Klick die Eingabemaske der Verbandswebseite aus, die Bilder eingeschlossen. Gespeichert hat ein Mensch. Danach prüfte das System, ob der Artikel online steht.

Von der Mail zum eingetragenen Artikel

Themen erkennen

Die KI fasst Mails zum selben Thema zusammen, auch wenn sie aus mehreren Mailverläufen und von verschiedenen Absendern kommen.

Gegenrecherche

Jede Angabe aus dem Material gleicht die KI mit einer Websuche ab und ordnet sie ein: bestätigt, ergänzt, weicht ab oder nicht gefunden. Widersprüche legt sie dir zur Entscheidung vor.

Fertiger Entwurf

Im Entwurf sind alle Felder der Verbandswebseite in der vorgegebenen Länge ausgefüllt, dazu Bildunterschriften, Titel für Suchmaschinen und der Text für Social Media.

Abnahme am Handy

Freigeben, verwerfen oder nachbessern, getippt oder gesprochen.

Sicher gegenüber fremden Mails

Was in eingehenden Mails steht, behandelt die KI als Material für den Artikel. Steht darin eine Aufforderung an die KI, führt sie sie nicht aus.

Eintragen mit einem Klick

Ein Klick füllt die Eingabemaske aus und legt die Bilder ins Feld zum Hochladen. Auf Speichern drückt ein Mensch.

Für Organisationen, in denen mehrere Gruppen Berichte liefern

Verbände und Kammern mit regionalen Gruppen, die Berichte zuliefern. Vereine mit mehreren Abteilungen. Kirchengemeinden und Hilfsorganisationen mit Gemeindebriefen und Webseiten. Unternehmen mit mehreren Standorten, deren Neuigkeiten ins Intranet sollen. Überall liefern mehrere Gruppen zu, und am Ende soll ein Artikel in einheitlichem Ton im Redaktionssystem stehen.

Abnahme und Tonregeln wie in der KI-Redaktion

Abgenommen werden die Artikel im selben Werkzeug wie die Beiträge der KI-Redaktion, und wie beim Postfach-Assistenten gelten feste Regeln für den Ton der Texte. Denkbar wäre, jeden fertigen Artikel automatisch als Beitrag auf den Social-Media-Kanälen des Verbands zu veröffentlichen und mehrere Personen an der Abnahme zu beteiligen.

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