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Vom Erstgespräch zur Rechnung
Angebot, Projekt, Zeiterfassung per Zuruf, Rechnung und der Export an die Steuerberatung in einem Programm. Was einmal eingetragen ist, tippt niemand ein zweites Mal ab.
Bei Selbstständigen und kleinen Beratungen liegen die Kontakte oft in einem Programm, die Angebote in einer Textvorlage, die Zeiten in einer Tabelle, die Rechnungen in einem vierten Werkzeug und die Belege im Schuhkarton.
Am Monatsende suchst du alles zusammen und tippst es ab. In diesem CRM, einer Kundenverwaltung mit Angeboten, Rechnungen und Buchhaltung, liegt alles an einer Stelle, vom ersten Gespräch bis zum Export an die Steuerberatung.
Ich nutze es für polisMEDIA. Angebote und Rechnungen kommen im eigenen Briefbogen heraus und erfüllen die Norm für Geschäftsbriefe (DIN 5008) und die Pflichtangaben für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz.
- Termin
- Angebot
- Zeiten
- Rechnung
- Steuerberatung
Wer einen Termin bucht, steht als Vorschlag für einen neuen Kunden im CRM, ohne Abtippen. neuer Kunde
Du stellst das Angebot aus dem Leistungskatalog zusammen und siehst die Vorschau. Ist es fertig, frierst du es ein. Danach lässt es sich nicht mehr ändern, nur durch eine neue Fassung ersetzen. Angebot A-2026-031
Du erfasst deine Arbeitszeit mit einem Satz im Messenger, getippt oder gesprochen. „2 Stunden Konzept“
Aus dem Projekt wird die Rechnung mit Leistungsnachweis. Offene Posten siehst du auf einen Blick. Rechnung R-2026-112
Belege fotografierst du mit dem Handy, die Steuerberatung bekommt einen Export. Export Oktober
- Trägt Arbeitszeiten aus einem formlosen Satz ein
- Schlägt vor, zu welcher Firma ein Beleg gehört
- Schreibt den Text für den Leistungsnachweis
Ein Programm für den ganzen eigenen Ablauf statt vier Programmen, zwischen denen jemand Daten abtippt.
Vertrieb und Kunden
Im Einsatz
Aufnahmen aus dem echten Programm
Namen und Inhalte darin sind Beispiele. Ein Klick vergrößert das Bild.
Ein Auftrag vom gebuchten Termin bis zur Rechnung
Ein Beispiel: Ein Interessent bucht über die Webseite ein Erstgespräch. Seine Daten stehen damit schon im CRM, abtippen muss sie niemand. Nach dem Gespräch stellst du das Angebot aus dem Leistungskatalog zusammen und siehst dabei schon das fertige PDF. Schreibst du das Angebot fest, sodass es sich nicht mehr ändern lässt, legt das System einen Mailentwurf an. Verschickt wird er erst, wenn du ihn freigibst. Der Kunde nimmt an, aus dem Angebot wird ein Projekt mit Budget. Während der Arbeit erfasst du Zeiten mit einem Satz im Messenger: „Zwei Stunden Workshopvorbereitung für das Projekt Müller“. Nach jedem Termin im Kalender fragt das System, ob die Zeit abrechenbar war. Am Monatsende entsteht aus dem Projekt die Rechnung samt Leistungsnachweis.
Kunden, Angebote, Zeiten, Rechnungen und Belege in einem Programm
Kunden ohne Abtippen
Bucht jemand einen Termin, schlägt das CRM ihn mit seinen Daten als neuen Kunden vor.
Angebote mit Vorschau
Positionen kommen aus dem Leistungskatalog, oder du formulierst sie frei. Das PDF siehst du schon beim Tippen. Schreibst du ein Angebot fest, errechnet das System aus der Datei eine Prüfsumme, eine lange Zeichenfolge. Ändert jemand später auch nur ein Zeichen, ergibt sich eine andere.
Versand erst nach Freigabe
Das System legt Mailentwürfe an. Raus geht nur, was du freigegeben hast.
Zeiterfassung per Zuruf
Zeiten erfasst du mit der Stoppuhr, mit einem getippten oder gesprochenen Satz im Messenger oder als Antwort auf die Rückfrage nach einem Termin. An Budget und Nachkalkulation siehst du, ob sich eine Pauschale gerechnet hat.
Rechnungen aus dem Angebot
Die Rechnung entsteht aus dem Angebot oder dem Projekt, mit Leistungsnachweis. Nimmst du eine Rechnung zurück, entsteht eine eigene Stornorechnung, die alte bleibt unverändert im Archiv. Zahlungseingänge auf dem Bankkonto ordnet das Programm der Rechnung zu, wenn Rechnungsnummer und Betrag stimmen. Alles andere schlägt es dir zur Zuordnung vor.
Belege und Fahrten
Belege kommen als Foto vom Handy, als Scan oder als Anhang aus dem Postfach herein, doppelt eingereichte erkennt das Programm. E-Rechnungen liest es direkt aus der Datei. Das Fahrtenbuch schlägt Fahrten aus den Terminen im Kalender vor, und für Anschaffungen im Inventar rechnet das Programm die Abschreibung mit.
Export an die Steuerberatung
Aus Rechnungen, Belegen und Zahlungen entstehen die Buchungen von selbst. Sie sind aufbereitet zur Übergabe an den Steuerberater, dazu kommt die BWA, die betriebswirtschaftliche Auswertung.
Beratungen, Handwerk, Praxen und Vereine bilden ihren eigenen Ablauf ab
Ein eigenes CRM lohnt sich dort, wo Standardprogramme viel können, nur den eigenen Ablauf nicht abbilden. Beratungen und Agenturen rechnen Projekte gegen Stundenbudgets ab. Im Handwerk gehören Aufmaß, Angebot, Material und Fahrtzeit zu einem Auftrag. Praxen und Therapeuten führen Sitzungen und Abrechnung zusammen. Vereine sammeln Mitgliedsbeiträge, Spenden und Belege an einer Stelle.
Buchungen werden Anfragen, Belege kommen per Sprache
Buchungen aus dem Terminsystem werden zu Anfragen, Termine zu Vorschlägen für die Zeiterfassung. Wilma, die Assistentin als App am Handy, nimmt Belege und Zeiten per Sprache entgegen. Möglich wären außerdem: Kontakte aus der Lead-Recherche per Knopf als Kunden übernehmen, Protokolle aus dem Treffpunkt als Leistungsnachweis anhängen und Angebote in der PDF-App vom Kunden gegenzeichnen lassen.
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