Seit dem 18. September schaltet Google für zahlende Kunden weltweit KI-Übersichten in der Gmail-Suche frei. Man tippt eine Frage ins Suchfeld, etwa nach den Meilensteinen, die mit einem Lieferanten vereinbart sind, oder nach offenen Rechnungen. Moritz Förster, Redakteur im Ressort iX bei heise online, beschreibt das Ergebnis so: „Gmail soll daraus eine knappe Antwort oder Zusammenfassung erzeugen.“
Die Latte liegt allerdings hoch. Nötig sind ein bezahlter Tarif von Google Workspace, dem Büropaket für Firmen mit Mail, Kalender und Dokumenten, dazu die Freigabe durch den Administrator, eingeschaltete Smart Features beim Nutzer und eine Gmail-Oberfläche auf Englisch. Private Konten in der EU sind ausgenommen. Eine Handwerksfirma in Mannheim, deren Leute Gmail auf Deutsch nutzen, sieht von der Neuerung also vorerst nichts. Weitere Sprachen hat Google angekündigt, ohne Termin.
Google und Microsoft bauen KI in ihre Büropakete ein
Microsoft hat seinen KI-Assistenten Copilot in Outlook und Word eingebaut, Google seinen Assistenten Gemini in Gmail und den Kalender. Beide Konzerne setzen die Assistenten in Programme, die ihre Kunden ohnehin jeden Tag geöffnet haben. Wer darin arbeitet, findet die neue Funktion an gewohnter Stelle.
Für eine Suche im Postfach ist das ein vernünftiger Weg. Niemand muss das Rad neu erfinden, um in seinen Mails eine Absprache mit einem Lieferanten wiederzufinden. Wer seine Absprachen und Reisepläne im Postfach verwaltet, sollte die Funktion nutzen, sobald es sie auf Deutsch gibt.
Zusatzprogramme für den Massenmarkt geraten unter Druck
Nach meiner Einschätzung haben es jetzt vor allem Anbieter schwer, die einzelne Aufgaben rund um Mail und Besprechung als Software-as-a-Service verkaufen, also als gemietetes Programm im Browser. Ihr Geschäft beruht auf einer breiten Kundschaft mit gleichen Wünschen, etwa einer Zusammenfassung des Posteingangs oder einem Protokoll der Videokonferenz. Diese Kundschaft beliefert Google nun selbst, direkt im Gmail-Postfach. Für ein zweites Abo, das nur eine dieser Aufgaben erledigt, wird die Luft dünn. Belastbare Zahlen über Kündigungen gibt es frühestens, wenn die deutsche Fassung verfügbar ist.
Ein Viertel der Unternehmen arbeitet mit KI
Wie weit deutsche Unternehmen mit KI sind, hat das Statistische Bundesamt erhoben. 2025 nutzten 26 Prozent der Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI, bei den großen ab 250 Beschäftigten waren es 57 Prozent. In derselben Erhebung hat das Amt Unternehmen, die KI in Betracht gezogen haben, sie aber bisher nicht nutzen, nach ihren Gründen gefragt. Am häufigsten nennen sie fehlendes Wissen (72 Prozent), Unklarheit über die rechtlichen Folgen (62 Prozent) und Bedenken beim Datenschutz (60 Prozent). Es folgen die Unverträglichkeit mit vorhandener Technik (45 Prozent) und die Qualität oder Verfügbarkeit der eigenen Daten (44 Prozent). Zu hohe Kosten nennt knapp ein Drittel.
Die Gründe auf dieser Liste liegen im Betrieb selbst: im Wissen der Mitarbeiter, in offenen Rechts- und Datenschutzfragen, in vorhandenen Programmen und Daten. Wissen und Rechtsfragen lassen sich in Gesprächen und Schulungen angehen. Für Programme und Daten braucht es einen Ablauf, der die eigenen Daten und Regeln kennt, zum Beispiel die Regel, wer eine Bestellung über 5.000 Euro freigeben darf. Solche Regeln unterscheiden sich von Betrieb zu Betrieb, und ein zugeschnittener Ablauf bildet sie ab. Ein Beispiel ist das Buchungstool für meine drei Webauftritte. Es plant die Anfahrt zwischen zwei Terminen ein, während gängige Terminsoftware nur prüft, ob im Kalender schon etwas eingetragen ist.
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme
Mit solchen Projekten verdiene ich mein Geld. Bevor ich etwas baue, schaue ich mir an, wie ein Betrieb arbeitet: welche Daten wo liegen, wer was entscheidet und an welcher Stelle heute doppelt getippt wird. Danach kann ich sagen, was die vorhandene Software schon kann und wo sich ein eigener Workflow lohnt, also ein Ablauf, der Daten zwischen mehreren Programmen weiterreicht, ohne dass jemand sie abtippt. Manchmal reicht das Büropaket. Dann sage ich das auch so. Wo ein Betrieb eigene Regeln hat, ist ein zugeschnittener Ablauf die bessere Wahl.
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